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Excel: tabelle e grafici pivot

Utili anche per esami MOS ed ECDL Advanced

Autore: Andrea Pacchiarotti
Website: www.andreapacchiarotti.it
Ultimo aggiornamento: 16 Luglio 2017
Categoria: Microsoft Office Excel

Excel: tabelle e grafici pivot

Le tabelle pivot sono una delle funzioni più potenti presenti in Excel e servono ad analizzare rapidamente una grande mole di dati. Esse esaminano tali dati e li riepilogano sintetizzandoli, il tutto con pochi clic. Inoltre le pivot sono flessibili poiché è possibile modificarle velocemente, per di più dai loro valori si possono creare grafici pivot filtrabili che, come i grafici normali, si aggiornano al cambiamento dei dati che l’hanno originati.

In poche parole mostrano tutta la loro utilità quando è necessario elaborare grandi quantità di informazioni decidendo quali campi (colonne) mettere in relazione al fine di ottenere una funzione di riepilogo quali la somma, il conteggio, la media, il minimo, il massimo, il prodotto, il conta numeri, la deviazione standard, la deviazione standard della popolazione, la varianza, la varianza della popolazione.

Ad esempio in una tabella che mostra vari campi tra i quali Cognome, Fatturato, Prodotto, Zona, Data, si potrebbe decidere di mettere in relazione il Fatturato con il Cognome e la Zona o relazionare qualsiasi altro campo a proprio piacimento per ottenere risultati derivanti da una qualsiasi delle funzioni suddette o inventarsene delle proprie, ad esempio la Provvigione sulle vendite.

Con le pivot si possono inoltre elencare i valori univoci, creare report, filtrare, ordinare, trasporre, ecc., oltre a ciò le righe aggiunte a una tabella vengono incluse in modo automatico nella tabella pivot aggiornando i dati e le nuove colonne vengono incluse nell'Elenco campi tabella pivot.

Se ci si vuole esercitare con le nozioni successive è possibile scaricare il seguente database.


Tabella pivot

Prima di poter costruire una tabella pivot è necessario organizzare i dati in modo che non ci siano righe o colonne (campi) vuote. È anche importante che i campi presentino lo stesso tipo di dati, va evitato ad esempio che si combinino date e testo.

Copiate la seguente tabella (sarebbe però opportuno creare più righe di dati) con i campi ProdottoAnnoMeseFatturatoVenditoreZona di un’ipotetica società che vende materiale informatico.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

Ora per creare la tabella pivot è necessario seguire questi passi:

  1. Posizionarsi su una cella all’interno della tabella (o selezionare quelle sulle quali costruire la pivot comprese le intestazioni)
  2. Dalla barra multifunzione cliccare la scheda Inserisci e poi l’icona Tabella pivot
  3. Nella finestra Crea tabella pivot che si apre specificare i dati da analizzare e dove collocarli (va bene la scelta proposta di default ovvero Nuovo foglio di lavoro)
  4. Si crea automaticamente un nuovo foglio di lavoro (che si potrebbe nominare TabellaPivot) prima del foglio corrente (in questo esempio chiamato TabellaDati) e a destra e sinistra appaiono dei riquadri. In quello di destra (Elenco campi tabella pivot) bisogna trascinare nelle 4 aree sottostanti (non è necessario riempirle tutte e quattro ed è anche possibile portare più campi nella stessa area) i campi presenti nella parte superiore del riquadro (o cliccare le rispettive caselle di controllo allo scopo di farsi aiutare dall’applicativo stesso). Ad esempio facendo la seguente impostazione (o trascinando direttamente i campi dell’Elenco campi tabella pivot nelle aree sottostanti)
    Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
    si ottiene la seguente tabella pivot
    Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

A questo punto con pochissimo sforzo sarà possibile crearne di più complesse. Va precisato che ogni volta che si rigenera sullo stesso foglio una nuova tabella pivot, la vista precedente scompare, è dunque consigliabile copiare ed incollare le varie pivot in un altro foglio così da poterle conservare.

Ecco qualche suggerimento utile a modificare una tabella pivot, si potrà ad esempio:

  • applicare qualsiasi formattazione alla tabella pivot attraverso la scheda Progettazione (che insieme ad Opzioni compare quando si clicca dentro la tabella pivot).
  • modificare le formule di riepilogo (che di default è Somma) facendo clic destro su una cella della colonna da modificare e scegliendo Riepiloga valori per (Modificando il metodo di calcolo si modifica anche il nome della funzione di riepilogo, ad esempio "Media di Fatturato". È possibile cambiare questo nome dalla scheda Opzioni attraverso la casella di testo Campo attivo, ma è preferibile rinominare i campi a lavoro terminato ad esempio attraverso Trova e sostituisci).
  • aggiornare la tabella pivot dalla scheda Opzioni attraverso l’icona Aggiorna se cambiano i dati nella tabella dati (quella per così dire non pivot) o Aggiorna tutto per modificare tutte le tabelle pivot correlate.
  • creare un grafico pivot cliccando dalla scheda Opzioni l’icona Grafico pivot.
  • visualizzare i dati in percentuale sul totale complessivo invece di usare un calcolo per riepilogare i dati; per farlo bisogna cliccare dalla scheda Opzioni l’icona Impostazioni campo valore e da Mostra valori come scegliere % del totale complessivo.
  • conoscere il dettaglio di un valore all’interno della tabella pivot, facendo doppio clic su di esso; Excel creerà un nuovo foglio di lavoro con il dettaglio del dato selezionato.

Creare campi calcolati

Le tabelle pivot, come detto ad inizio articolo, permettono di eseguire 11 funzioni di riepilogo, ma se avessi necessità di fare altri calcoli oltre quelli offerti di default? Niente paura! 
È possibile inserire formule e funzioni personalizzate. 
Per farlo occorre andare dal gruppo Calcoli sull’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per aprire la finestra Inserisci campi calcolati, dare un nome al calcolo da effettuare e scriverne la formula relativa, infine cliccare prima Aggiungi e poi OK.

Per non mostrare un campo calcolato bisogna semplicemente togliere il segno di spunta nel riquadro di destra Elenco campi tabella pivot.

Per eliminare definitivamente un campo calcolato è necessario riaprire dal gruppo Calcoli l’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per mostrare la finestra Inserisci campi calcolati,  aprire l’elenco a discesa Nome, selezionare il campo calcolato da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina e poi su OK.

Nell’esempio seguente viene calcolata una Provvigione del 3% sul Fatturato.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

Raggruppare campi in modo temporale

Supponiamo di voler raggruppare i dati in Mesi
Dopo aver portato il relativo campo in Etichette di riga o in Etichette di colonna della tabella pivot, fare clic con il  destro del mouse su una qualsiasi data e scegliere Raggruppa...
Nelle caselle A partire da e Fino a immettere ad esempio le informazioni seguenti:
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
È possibile fare clic su altri periodi di tempo in base ai quali raggruppare. Ad esempio, è possibile raggruppare per Trimestri e Mesi.
Per rimuovere il raggruppamento, fare clic con il destro del mouse su una qualsiasi data raggruppata e scegliere Separa...


Avere un intervallo di origine sempre corretto

Nel momento in cui si costruisce una tabella pivot l’origine dati è precisamente determinata (ad esempio A1:M3254), ma se l’utente decide in corso d’opera di introdurre ulteriori righe, deve anche preoccuparsi di correggere il suddetto intervallo per aggiornare la pivot.

Per ovviare al problema è possibile ad esempio usare la funzione =SCARTO(Rif;Righe;Colonne;Altezza;Largh) 
In pratica quando si seleziona la tabella da trasformare in pivot, come prima cosa bisogna dichiarare di iniziare da A1 ed incorporare ogni cella occupata della colonna A e della riga 1.
La funzione restituisce un intervallo spostato rispetto a una cella (o a un intervallo di celle) di un certo numero di righe e colonne ed ha 5 argomenti, di cui i primi 3 obbligatori:

  • Rif  la cella da dove iniziare (es. $A$1)
  • Righe e Colonne  da includere; dato che per questo esempio sono inutili, inserire 0
  • Altezza e Largh  intervallo di celle occupate segnalato da CONTA.VALORI (per l’Altezza si usa CONTA.VALORI($A:$A) e per la larghezza CONTA.VALORI($1:$1))

La funzione risultante è: 
=SCARTO($A$1;0;0; CONTA.VALORI($A:$A); CONTA.VALORI($1:$1)) 
da mettere in Formule/Definisci Nome/Riferito a, dopo aver assegnato un Nome (senza spazi) che sarà segnalato come origine dati della pivot quando all’inizio della sua creazione si andrà in Inserisci/Tabella Pivot

Grafico pivot

I grafici pivot organizzano in maniera grafica i dati delle tabelle pivot mostrando le serie di dati, le categorie e gli assi allo stesso modo dei grafici standard, ma offrendo filtri interattivi direttamente sul grafico, ciò consente di analizzare più velocemente i sottoinsiemi dei dati.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
È possibile creare un grafico pivot senza necessariamente creare precedentemente una tabella pivot.
Per formattare la tabella pivot si procede allo stesso modo che nei grafici normali ovvero aprendo le schede in alto a destra della barra multifunzione: Progettazione, Layout, Formato e Analizza; da quest’ultima è anche possibile da Pulsanti campo nascondere i filtri presenti sul campo in caso si voglia stampare il grafico.

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