Excel: tabelle pivot, grafici pivot, PowerPivot

Utili anche per esami MOS ed ECDL Advanced

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 16 Aprile 2018
Categoria: Microsoft Office Excel

Excel: tabelle pivot e grafici pivot

Le tabelle pivot sono una delle funzioni più potenti presenti in Excel e servono ad analizzare rapidamente una grande mole di dati. Esse esaminano tali dati e li riepilogano sintetizzandoli, il tutto con pochi clic. Inoltre le pivot sono flessibili poiché è possibile modificarle velocemente, per di più dai loro valori si possono creare grafici pivot filtrabili che, come i grafici normali, si aggiornano al cambiamento dei dati che l’hanno originati. In poche parole mostrano tutta la loro utilità quando è necessario elaborare grandi quantità di informazioni decidendo quali campi (colonne) mettere in relazione al fine di ottenere una funzione di riepilogo quali la somma, il conteggio, la media, il minimo, il massimo, il prodotto, il conta numeri, la deviazione standard, la deviazione standard della popolazione, la varianza, la varianza della popolazione.
Ad esempio in una tabella che mostra vari campi tra i quali Cognome, Fatturato, Prodotto, Zona, Data, si potrebbe decidere di mettere in relazione il Fatturato con il Cognome e la Zona o relazionare qualsiasi altro campo a proprio piacimento per ottenere risultati derivanti da una qualsiasi delle funzioni suddette o inventarsene delle proprie, ad esempio la Provvigione sulle vendite.
Con le pivot si possono inoltre elencare i valori univoci, creare report, filtrare, ordinare, trasporre, ecc., oltre a ciò le righe aggiunte a una tabella vengono incluse in modo automatico nella tabella pivot aggiornando i dati e le nuove colonne vengono incluse nell'Elenco campi tabella pivot.
Se ci si vuole esercitare con le nozioni successive è possibile scaricare il seguente database.

Indice Tabelle pivot e Grafici pivot

Costruire una Tabella pivot

Prima di poter costruire una tabella pivot è necessario organizzare i dati nella tabella sorgente in modo che non ci siano righe (tuple) o colonne (campi) vuote. È anche importante che i campi presentino lo stesso tipo di dati, va evitato ad esempio che si combinino date e testo.

Copiate la seguente tabella (sarebbe però opportuno creare più righe di dati) con i campi ProdottoAnnoMeseFatturatoVenditoreZona di un’ipotetica società che vende materiale informatico.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

Ora per creare la tabella pivot è necessario seguire questi passi:

  1. Posizionarsi su una cella all’interno della tabella (o selezionare quelle sulle quali costruire la pivot comprese le intestazioni)
  2. Dalla barra multifunzione cliccare la scheda Inserisci e poi l’icona Tabella pivot
  3. Nella finestra Crea tabella pivot che si apre specificare i dati da analizzare (normalmente l'intervallo della tabella sorgente, ma è anche possibile prelevare dati presenti in un altro foglio di lavoro o in un'altra cartella di lavoro) e dove collocarli (la scelta migliore è Nuovo foglio di lavoro)
  4. Si crea automaticamente un nuovo foglio di lavoro (che si potrebbe nominare TabellaPivot) prima del foglio corrente (in questo esempio chiamato TabellaDati) e a destra e sinistra appaiono dei riquadri. In quello di destra (Elenco campi tabella pivot) bisogna trascinare nelle 4 aree sottostanti (non è necessario riempirle tutte e quattro ed è anche possibile portare più campi nella stessa area) i campi presenti nella parte superiore del riquadro (o cliccare le rispettive caselle di controllo allo scopo di farsi aiutare dall’applicativo stesso). Ad esempio facendo la seguente impostazione (o trascinando direttamente i campi dell’Elenco campi tabella pivot nelle aree sottostanti)
    Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
    si ottiene la seguente tabella pivot
    Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

A questo punto con pochissimo sforzo sarà possibile crearne di più complesse. Va precisato che ogni volta che si rigenera sullo stesso foglio una nuova tabella pivot, la vista precedente scompare, è dunque consigliabile copiare ed incollare le varie pivot in un altro foglio così da poterle conservare.

Ecco qualche suggerimento utile a modificare una tabella pivot, si potrà ad esempio:

Creare campi calcolati

Le tabelle pivot, come detto ad inizio articolo, permettono di eseguire 11 funzioni di riepilogo, ma se avessi necessità di fare altri calcoli oltre quelli offerti di default? Niente paura! 
È possibile inserire formule personalizzate utilizzando gli operatori matematici come ^, *, /, +, - con il limite che non è consentito l'uso di riferimenti, nomi e matrici.
Per farlo occorre andare dal gruppo Calcoli sull’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per aprire la finestra Inserisci campi calcolati, dare un nome al calcolo da effettuare e scriverne la formula relativa, infine cliccare prima Aggiungi e poi OK.

Il campo calcolato viene aggiunto alla pivot con la funzione di riepilogo SOMMA (l'unica consentita per i campi calcolati).

Per non mostrare un campo calcolato bisogna semplicemente togliere il segno di spunta nel riquadro di destra Elenco campi tabella pivot.

Per eliminare definitivamente un campo calcolato è necessario riaprire dal gruppo Calcoli l’icona Campi, elementi e set, cliccare Campo calcolato… per mostrare la finestra Inserisci campi calcolati,  aprire l’elenco a discesa Nome, selezionare il campo calcolato da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina e poi su OK.

Nell’esempio seguente viene calcolata una Provvigione del 3% sul Fatturato.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti

Raggruppare campi in modo temporale

Supponiamo di voler raggruppare i dati in Mesi
Dopo aver portato il relativo campo in Etichette di riga o in Etichette di colonna della tabella pivot, fare clic con il  destro del mouse su una qualsiasi data e scegliere Raggruppa...
Nelle caselle A partire da e Fino a immettere ad esempio le informazioni seguenti:
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
È possibile fare clic su altri periodi di tempo in base ai quali raggruppare. Ad esempio, è possibile raggruppare per Trimestri e Mesi.
Per rimuovere il raggruppamento, fare clic con il destro del mouse su una qualsiasi data raggruppata e scegliere Separa...

Ovviamente è anche possibile effettuare altre tipi di raggruppamenti, ad esempio classi di Stipendi; la procedura è identica.


Avere un intervallo di origine sempre corretto

Nel momento in cui si costruisce una tabella pivot l’origine dati è precisamente determinata (ad esempio A1:M3254), ma se l’utente decide in corso d’opera di introdurre ulteriori righe, deve anche preoccuparsi di correggere il suddetto intervallo per aggiornare la pivot.

Per ovviare al problema è possibile ad esempio usare la funzione =SCARTO(Rif;Righe;Colonne;Altezza;Largh) 
In pratica quando si seleziona la tabella da trasformare in pivot, come prima cosa bisogna dichiarare di iniziare da A1 ed incorporare ogni cella occupata della colonna A e della riga 1.
La funzione restituisce un intervallo spostato rispetto a una cella (o a un intervallo di celle) di un certo numero di righe e colonne ed ha 5 argomenti, di cui i primi 3 obbligatori:

La funzione risultante è: 
=SCARTO($A$1;0;0; CONTA.VALORI($A:$A); CONTA.VALORI($1:$1)) 
da mettere in Formule/Definisci Nome/Riferito a, dopo aver assegnato un Nome (senza spazi) che sarà segnalato come origine dati della pivot quando all’inizio della sua creazione si andrà in Inserisci/Tabella Pivot

Aggiornare la tabella pivot

Può capitare di dover modificare i dati che originano la tabella pivot o addirittura di aggiungere determinate colonne (campi) che in un primo tempo non si erano previste; in tali casi si deve provvedere ad aggiornare la pivot già creata.
Se si è soltanto modificato qualche record già presente basterà cliccare l'icona Aggiorna (aggiorna le informazioni della cartella di lavoro provenienti da un'origine dati) o Aggiorna tutti (aggiorna tutte le informazioni provenienti da un'origine dati).
Se invece si sono aggiunte una o più colonne sarà necessario cliccare l'icona Cambia origine dati e selezionare il nuovo intervallo.

Grafico pivot

I grafici pivot organizzano in maniera grafica i dati delle tabelle pivot mostrando le serie di dati, le categorie e gli assi allo stesso modo dei grafici standard, ma offrendo filtri interattivi direttamente sul grafico, ciò consente di analizzare più velocemente i sottoinsiemi dei dati.
Tabelle pivot in Excel di Andrea Pacchiarotti
È possibile creare un grafico pivot senza necessariamente creare precedentemente una tabella pivot.
Per formattare la tabella pivot si procede allo stesso modo che nei grafici normali ovvero aprendo le schede in alto a destra della barra multifunzione: Progettazione, Layout, Formato e Analizza; da quest’ultima è anche possibile da Pulsanti campo nascondere i filtri presenti sul campo in caso si voglia stampare il grafico.

Tabelle pivot e PowerPivot

PowerPivot è un componente aggiuntivo che da Microsoft Excel 2013 è stato integrato nell’applicativo, mentre nella versione 2010 andava appositamente scaricato.
Esso amplia le possibilità già offerte dalle tabelle pivot perché queste ultime analizzano una sola tabella per volta la quale non deve perciò essere messa in relazione con altro; al contrario PowerPivot può analizzare più di una tabella per volta, ma per poterlo fare deve mettere in relazione le tabelle.
Questa caratteristica riguarda la nozione di modellazione dati che permette appunto l’instradamento nello stesso sistema di informazioni derivanti da diverse fonti da relazionare tra loro.
Con PowerPivot è inoltre possibile lavorare su grandi set di dati in un ambiente ad alte prestazioni.
Essendo un componente aggiuntivo esso va attivato da File / Opzioni / Componenti aggiuntiviGestisci / Componenti aggiuntivi COMVai e selezionando la casella di controllo Microsoft Office PowerPivot e facendo clic su OK. Assicurarsi di selezionare il componente aggiuntivo PowerPivot per Excel. Nella barra multifunzione o ribbon sarà ora disponibile la seguente nuova scheda chiamata PowerPivot:

PowerPivot Excel 2013

Cliccando l’icona Gestisci si presenterà il seguente ribbon:

PowerPivot Excel 2013

Banalizzando l’uso di questo potentissimo strumento e supponendo di voler soltanto importare delle tabelle, già relazionate tra loro, da un medesimo database di Access, sarà necessario cliccare nel gruppo Recupera dati esterni l’icona Da database e successivamente su Access e su Sfoglia… e Apri per individuare il file in questione (per verificare lo stato della connessione con il database si può cliccare Test Connessione).

Attraverso due pulsanti di opzione verrà chiesto di scegliere la modalità di importazione dei dati, in tal caso opzionare Seleziona da un elenco di tabelle e viste per scegliere i dati da importare (a meno di non conoscere il linguaggio SQL per scrivere una query d’importazione).
Successivamente andranno spuntate le caselle di controllo relative alle tabelle da importare (cliccando Seleziona tabelle correlate PowerPivot importerà automaticamente ulteriori tabelle collegate a quelle scelte; pigiando invece il pulsante Visualizza anteprima e applica filtro si potranno escludere dall'importazione alcune colonne, ovvero campi, inutili).
Cliccando Fine terminerà l’importazione e ciascuna tabella sarà mostrata come se fosse un foglio.

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