Filtri Excel: filtro automatico e filtro avanzato

Filtrare i dati in Excel

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 04 Febbraio 2023
Categoria: Microsoft Office Filtri Excel: filtro automatico e filtro avanzato

I filtri in un foglio di lavoro Excel consentono di trovare in modo rapido i valori desiderati. È possibile filtrare una o più colonne per controllare i dati da mostrare e da escludere. In Excel esistono sia i filtri automatici che i filtri avanzati. La funzionalità filtro automatico in Microsoft Excel consente di filtrare rapidamente i dati in un foglio di lavoro in base a una o più condizioni specificate permettendo di visualizzare solo i dati che soddisfano le condizioni specificate. Il filtro avanzato in Excel consente di creare criteri di filtro più complessi, utilizzando più colonne e operatori per specificare le condizioni, inoltre, offre la possibilità di salvare i criteri di filtro per un uso successivo. In sintesi, il filtro automatico è una funzione semplice per filtrare i dati in base a una o più condizioni, mentre il filtro avanzato offre opzioni più sofisticate per creare criteri di filtro più complessi.
Curiosi? E allora leggiamo Filtri Excel: filtro automatico e filtro avanzato.

Sommario Excel Filtri automatici e Filtri avanzati

• Excel Filtro automatico o, semplicemente, Filtro
• Excel Filtro avanzato
• La nuova funzione FILTRO di Excel
• Ordinamento dati

Excel Filtro automatico o, semplicemente, Filtro

Quando si filtrano i dati con il filtro automatico (nelle ultime versioni di Excel chiamato semplicemente Filtro), alcune righe vengono nascoste se i valori in una o più colonne non soddisfano i criteri impostati. È possibile filtrare i valori numerici o di testo (a seconda del tipo dei dati contenuti nella colonna, Microsoft Excel visualizza Filtri per numeri o Filtri per testo), oppure filtrare in base al colore per le celle che hanno sfondo o testo formattato.

Per impostare un filtro in Excel:

1. Seleziona i dati da filtrare o seleziona una cella dell’intervallo dati
2. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati clicca Filtro (oppure clicca l’icona Ordina e filtra e poi Filtro dal gruppo Modifica della scheda Home. È anche possibile filtrare i dati a cui è stato applicato Formatta come tabella e anche le tabelle pivot)
3. Clicca sulla freccia nell'intestazione di colonna per visualizzare un elenco che consente di selezionare le opzioni per il filtro
4. Filtra in base a uno dei seguenti metodi
1. Scrivendo nella casella di ricerca Cerca (è possibile utilizzare caratteri jolly, ad esempio un asterisco * o un punto interrogativo ?. Premi INVIO per ottenere i risultati. Non c’è distinzione tra maiuscole e minuscole)
2. Selezionando e deselezionando le caselle di controllo
3. Utilizzando le voci presenti in Filtra per numeri o in Filtra per testo (a seconda che si stiano filtrando numeri o stringhe); viene visualizzato un menu che consente di filtrare secondo varie condizioni (nelle scelte che implicano l’AND e l’OR considerare che cliccando l’opzione AND si impostano due o più criteri che devono essere soddisfatti contemporaneamente, laddove OR specifica invece che va soddisfatta almeno una delle condizioni definite
4. Selezionando Filtra per colore (a patto che i valori siano prima stati formattati)

• ? punto interrogativo per trovare qualsiasi carattere singolo (ad esempio, c?sa trova "casa" e "cosa")
• * asterisco per trovare qualsiasi numero di caratteri (ad esempio, *ovest trova "Nordovest" e "Sudovest")
• ~ tilde seguita da ?, * o ~ per trovare punto interrogativo, asterisco o tilde (ad esempio, ap77~? trova "ap77?")

Esempi di filtraggio per valori testuali

=”=abc”     restituisce le celle il cui contenuto è uguale ad “abc”
<>abc        restituisce le celle il cui contenuto è diverso da “abc”
abc            restituisce le celle il cui contenuto inizia con “abc”
>abc          restituisce le celle il cui contenuto è alfabeticamente successivo ad “abc”
*abc*        restituisce le celle il cui contenuto contiene “abc”
abc*abc    restituisce le celle il cui contenuto inizia con “abc” e contiene una seconda occorrenza “abc”
?abc          restituisce le celle il cui contenuto inizia con un qualsiasi singolo carattere, seguito da “abc”
=”=???”     restituisce le celle il cui contenuto contiene tre caratteri

Per filtrare i dati in una tabella o in una tabella pivot:

1. Clicca in un punto qualsiasi della tabella o della tabella pivot
2. Nella scheda Home passa a Inserisci filtro dei dati
3. Nella finestra che si apre seleziona le caselle di controllo per i campi da visualizzare e clicca OK
4. Nella finestra che si apre, se si clicca su uno dei pulsanti del filtro dei dati, il filtro verrà applicato automaticamente alla tabella o alla tabella pivot (per selezionare più voci, tieni premuto CTRL e seleziona le voci interessate; per cancellare i filtri, seleziona l’icona in alto a destra: Cancella filtro)

Per contare i valori filtrati è possibile usare la funzione SUBTOTALE. Ad esempio se si fossero filtrati i dati e si volessero contare gli stipendi presenti in colonna D di un intervallo iniziale (e quindi non filtrato) A1:E20, basterebbe inserire la funzione SUBTOTALE(2;A1:A20) dove il primo argomento (num_funzione) può assumere uno dei seguenti valori (il primo numero include i valori nascosti, il secondo li esclude)
1 (o 101) MEDIA
2 (o 102) CONTA.NUMERI
3 (o 103) CONTA.VALORI
4 (o 104) MAX
5 (o 105) MIN
6 (o 106) PRODOTTO
7 (o 107) DEV.ST
8 (o 108) DEV.ST.POP
9 (o 109) SOMMA
10 (o 110) VAR
11 (o 111) VAR.POP

Excel Filtro avanzato

Il filtro avanzato di Excel ha più vantaggi rispetto al filtro automatico:

• permette di filtrare i dati, oltre che sul posto come fa il filtro automatico, anche in un’altra posizione
• consente di rimuovere i duplicati
• ammette l’estrazione tramite criteri complessi

Per spiegare quest’ultimo concetto supponiamo di avere un piccolo intervallo dati contenente informazioni sugli agenti di una società.
Il database è formato da un campo Agente e un campo Età e si desidera ottenere tutti gli agenti che lavorano a Roma con età superiore a 30 anni (sarebbe sufficiente un filtro automatico) e quelli di Pescara con età inferiore a 50.
Il filtro automatico non è sufficiente perché scrivendo Roma e >30 e aggiungendo poi Pescara e <50, i due criteri vengono combinati tra loro ottenendo un’estrazione diversa da quanto richiesto, ad esempio perderemo un dato di Pescara

Nel filtro avanzato i criteri di filtraggio sono specificati nello stesso foglio di calcolo dell’intervallo da filtrare, e non in un menu a discesa come per il filtro automatico. Dunque per eseguire il filtro avanzato di Excel, bisogna specificare un:

• intervallo elenco: l’intervallo di celle da filtrare
• intervallo criteri: l'intervallo di celle in cui specificare i criteri di filtraggio

Intervallo criteri e Intervallo elenco devono avere le stesse intestazioni  (per evitare di sbagliare nello scrivere l'etichetta del campo è consigliabile copiarla e incollarla; la loro posizione è indifferente: nell’esempio che segue c’è prima l’Intervallo criteri e poi, separato da una riga vuota, l’Intervallo elenco) e i criteri da applicare alle righe di Intervallo elenco devono essere posizionati sotto ognuna di tali voci.
Un’altra particolarità del filtro avanzato è che c’è la possibilità di filtrare l’elenco sul posto (come fa il filtro automatico) oppure in un’altra posizione.
Anche nei filtri avanzati è possibile usare i caratteri jolly e non c’è distinzione tra maiuscole e minuscole.

Prima di impostare un filtro avanzato assicurarsi che:

• i dati abbiano una riga di intestazione univoca
• non vi siano righe vuote nell'intervallo dati
• l'intervallo criteri risieda in un punto separato all'interno del foglio

Per impostare un filtro avanzato si deve ragionare come nelle query di Access.
Immaginando di voler estrarre dall’intervallo elenco gli ORDINI dal 01/01/22 al 10/01/22 con PREZZI >=100, <>142, <>147, oppure ordini di qualsiasi data con 80 di prezzo e tutti i nomi che iniziano per M, bisogna

1. scrivere le informazioni relative all’intervallo criteri secondo questi dettami:
1. se due o più criteri sono sulla stessa riga è come se fossero collegati tramite AND (cioè dovranno essere vere tutte le condizioni per restituire un risultato)
2. se due o più criteri sono su righe diverse è come se fossero collegati tramite OR (il che le rende indipendenti gli uni dagli altri)
   
3. Cliccare Ok per ottenere i dati filtrati

Purtroppo modificando i dati dell’Intervallo criteri, i risultati del filtro non si aggiornano, in tal caso viene in aiuto la nuova funzione FILTRO.

La nuova funzione FILTRO di Excel

La funzione FILTRO di Excel filtra un intervallo di dati in base a criteri definiti e ha la seguente sintassi:
=FILTRO(matrice; includi; [se_vuoto])
matrice: obbligatorio. È l'intervallo di dati da filtrare
includi: obbligatorio.  Rappresenta i criteri da filtrare e da applicare all'intervallo dati
se_vuoto: facoltativo. Restituisce una stringa se non ci sono risultati ("" restituiscono una stringa vuota)
La funzione FILTRO restituisce un insieme di valori (matrice) nelle celle adiacenti alla cella dov’è stata inserita la formula: tale comportamento è definito espansione.
Considerando l’Intervallo elenco precedente, scrivendo Sara in H19 e impostando in I19 la funzione
=FILTRO(A9:F21; F9:F21=H19; ""), verranno restituiti tutti i record per Sara e, se non c’è nessuna Sara, verrà restituita una stringa vuota ("").
Se in H19 si cambia nome, i dati restituiti si aggiorneranno!
Ecco un altro esempio con due criteri: se in H19 si lascia Sara e si aggiunge un secondo criterio in H20, ad esempio 147, scrivendo in I19 la seguente funzione:
=FILTRO(A9:F21; (F9:F21=H19)*(E9:E21=H20); ""), verranno restituiti tutti i record per Sara con valore 147.
Durante l’espansione dei risultati dopo aver dato invio, se sul foglio di lavoro non ci fossero celle libere per estrarre tutti valori corrispondenti ai criteri impostati, nella cella contenente la funzione apparirebbe il messaggio di errore #ESPANSIONE!

È anche possibile ordinare in maniera crescente o decrescente il contenuto di un intervallo o una matrice con la nuova funzione DATI.ORDINA di Excel che ha la seguente sintassi:
=DATI.ORDINA(matrice; [indice_ordinamento]; [tipo_ordinamento]; [per_col])
matrice: obbligatorio. È la matrice o intervallo dati da ordinare
indice_ordinamento: facoltativo. È la colonna rispetto la quale ordinare i dati (indice 1 la prima colonna della tabella, indice 2 la seconda e così via)
tipo_ordinamento: facoltativo. È possibile impostare l'ordinamento in maniera crescente (codice 1) o decrescente (codice -1)
per_col: facoltativo. Valore logico che indica la direzione di ordinamento desiderata. FALSO per ordinare per riga (impostazione predefinita), VERO per ordinare per colonna

Ad esempio volendo ordinare in senso decrescente in base al primo campo, un ipotetico risultato scaturito da FILTRO (immaginando si abbiano 100 risultati ottenuti dal filtro avanzato), si deve scrivere
=DATI.ORDINA(FILTRO(A9:F21; (F9:F21=H19)*(E9:E21=H20); "");1;-1)

Per ordinare i dati rispetto più colonne, i riferimenti ai loro indici vanno tra parentesi graffe {1.2.3} intervallati con un punto, nella sequenza in cui vanno ordinati. Ad esempio:
=DATI.ORDINA(A9:F21; {1.2.3}; 1)

Ordinamento dati Excel

Per ordinare dati in un foglio di lavoro di Excel

1. Seleziona i dati da ordinare (un intero intervallo di dati, una sola colonna o una singola cella nella colonna da ordinare)
2. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati clicca l’icona dell'ordinamento crescente, ovvero dalla A alla Z o decrescente (ZA)

Un errore che alcuni utenti di Excel fanno è di selezionare una singola colonna durante l'ordinamento e scegliere l'opzione errata nella finestra popup successiva che ha le scelte per Espandere la selezione (scegli questo!) o Continuare con la selezione corrente.

Per ordinare specificando più criteri di ordinamento

1. Seleziona una singola cella in un punto qualsiasi dell'intervallo da ordinare
2. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati clicca Ordina per visualizzare la finestra Ordina (è possibile raggiungere la medesima finestra dalla scheda Home, gruppo Ordina e filtra, icona Ordinamento personalizzato...)
3. Nell'elenco a discesa Ordina per seleziona la prima colonna in base alla quale eseguire l'ordinamento
4. Nell'elenco Ordina in base a scegli Valori, Colore cella, Colore carattere o Icona cella
5. Nell'elenco Ordine scegli il criterio di ordinamento

Per un ordinamento ancora più personalizzato, clicca Opzioni…

Possibili problemi

• Verificare che tutti i dati siano archiviati come testo. Se la colonna da ordinare ha numeri formattati come numeri e numeri formattati come testo, bisogna renderli tutti numeri o testo (altrimenti i numeri verranno ordinati prima del testo)
• Rimuovere gli eventuali spazi iniziali. I dati possono contenere spazi iniziali che precedono i dati. Prima di ordinarli, è necessario eliminare tali spazi attraverso la funzione ANNULLA.SPAZI

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