#Excel per la KPI (Key Performance Indicator)

Analisi KPI con una dashboard in Excel

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 01 Settembre 2019
Categoria: Microsoft Office Excel KPI

Excel per KPI
#Excel per la KPI (Key Performance Indicator)

Excel risulta utile per offrire un’analisi di alcuni KPI attraverso la costruzione di una Dashboard.
L’analisi fatta con gli strumenti messi a disposizione da Excel può limitarsi ad un’osservazione comparativa e alla quantificazione dello scostamento dai valori presi come riferimento o estendersi ad analisi indicizzate e statistiche più complesse; è fondamentale però che, definito l’obiettivo, ci sia costantemente il riferimento al Goal, cioè a una  specifica  misurabile (nel 2018 le vendite del prodotto x devono crescere del 20%; il ROI del prodotto x dev’essere compreso nel range +10% +20% del valore attuale) ed espressa ad esempio come valore limite, intervallo minimo e massimo, scostamento da un valore, ecc.
Definiti i Goal, vanno creati i KPI che monitoreranno i Goal stessi.

Sommario Excel per la KPI (Key perfomance indicator)

KPI– Key Performance Indicator

Verrà ora spiegato meglio il concetto di KPI e successivamente si mostrerà come Microsoft Excel può risultare utile allo scopo.
Il KPI, detto anche Indicatore Chiave di Prestazione, rappresenta l’insieme degli indicatori che misurano le prestazioni di una attività o processo (di un individuo, reparto o azienda; il ROI Return on Investments ovvero il ritorno economico sugli investimenti, ad esempio il profitto generato mediante un investimento pubblicitario, è un classico KPI); ciò consente di capire se un progetto sta andando bene o male cioè quanto ci si discosta da un obiettivo prefissato.
Esempio di calcolo del ROI:
Grazie a Google Ads vendo 100 prodotti, che mi sono costati 100 euro l’uno, a 200 euro.
Ho quindi un’entrata di 20.000.
A questa entrata devo detrarre i costi per la pubblicità su Google, ad esempio 2.000 (che nella formula andranno sommati ai 10.000 spesi per la produzione, ottenuti dalla moltiplicazione tra 100 prodotti x 100 euro, ottenendo 12.000).
Il ROI sarà:
ROI=((20.000 - 12.000)/12.000=0,66)*100=66,6%
Ciò significa che per ogni 100 euro spesi ne guadagno 166,6

Tali indicatori devono essere strettamente legati agli obiettivi di business da raggiungere, una volta identificati tali obiettivi, vanno definiti i KPI i quali, affinché controllino gli eventuali progressi fatti verso l’ottenimento dei propri obiettivi, devono essere misurabili, per esempio divenire l’azienda guida nel proprio settore, non è un indicatore corretto poiché non misurabile e senza i KPI si dibatte di opinioni (parole) e non di fatti (numeri). Esso dovrebbe essere relazionato a grandezze fondamentali quali il Fatturato, i Costi, i Profitti, il Cash-Flow. Un buon KPI è ad esempio il margine di profitto sui progetti, ottenuto con la formula =(Fatturato-Costi)/Fatturato
Aziende diverse hanno KPI diversi a seconda delle loro esigenze, ma è preferibile che tutte scelgano KPI di lungo periodo per confrontarli in modo semplice con gli stessi periodi degli anni passati, e che abbiano scadenze temporali predeterminate.
Ad esempio se i web marketing manager non stabiliscono corretti KPI avranno difficoltà ad ottimizzare le campagne AdWords, SEO, Social Media, ecc.

Esempi (concisi) di KPI

Fermo restando che il (buon) manager deve conoscere quali metriche di marketing qualificare come indicatori di prestazione e che non c’è un numero specifico di KPI (normalmente fino a una decina), ecco alcuni esempi di KPI utili per

Strategia

Una strategia efficace risponde alle seguenti domande:
Che cosa? Riguarda quanto è coinvolto nella strategia in termini di competenze, costi, persone, tempo e altre risorse.
Chi? Si riferisce agli attori della strategia e dunque a tutti gli elementi del team.
Come? Riguarda il metodo d’attuazione della strategia, la quale viene suddivisa in più attività al termine delle quali la strategia viene considerata completata.
Dove? Tra le varie alternative sceglie verso dove la strategia deve orientarsi per massimizzare il rendimento e raggiungere gli obiettivi con la massima efficienza.
Perché? Riguarda obiettivi e ragionamenti della strategia. Cosa si cerca di creare? Quale risultato si vuole avere?
Quando? Si riferisce ai tempi di attuazione. In mancanza di scadenze non esistono piani attuativi economicamente efficaci.
Dunque se lo scopo è il raddoppio del traffico organico di un sito web entro 1 anno o, generalizzando, l’aumento dei clienti di un’azienda x, le domande potrebbero essere:

Le suddette domande facilitano l’impostazione degli obiettivi SMART (Specifici: devono raggiungere un risultato specifico. Misurabili: devono misurare il progresso. Azionabili: devono essere implementabili e realisticamente in grado di raggiungere l’obiettivo; un target raggiungibile dovrebbe basarsi sull’analisi SWOT. Rilevanti: devono raggiungere i risultati desiderati. Temporali: devono essere definiti in un preciso arco temporale. Senza scadenze, nessun risultato può essere pianificato) e ciò significa che nella fase di concepimento della strategia ci si deve domandare:

Excel per KPI

Generalizzando le procedure, con Excel è possibile:

Creare un indicatore KPI

Se non è già stata creata una misura di base, crearla in uno dei modi seguenti:
- In modo implicito: cliccare su una tabella pivot e nell'elenco Campi tabella pivot trascinare un campo nell'area Valori.
- Dalla finestra di PowerPivot tramite Somma automatica: clic su una colonna, poi su Calcoli / Somma automatica e quindi selezionare un'aggregazione.
- Dalla finestra di PowerPivot tramite l'area dei calcoli: cliccare su Home / Visualizza / Area calcoli. Cliccare su una cella vuota nell'area calcoli e nella barra della formula della parte superiore della tabella inserire una formula nel formato <nome misura>:<formula> e dare Invio
- Dalla finestra di dialogo Misura di Excel: cliccare su PowerPivot / Calcoli / Misure / Nuova misura. In corrispondenza di Nome tabella nella finestra di dialogo Misura cliccare sulla freccia GIÙ e selezionare la tabella in cui si vuole sia presente la misura. In Nome misura digitare un nome. Nella casella di testo Formula inserire una formula. Cliccare su Controlla formula per convalidare. In Categoria selezionare un tipo di misura e, se la formula viene convalidata, cliccare OK.

Modificare un indicatore KPI

Eliminare un indicatore KPI

Dashboard in Excel

Dopo questo lungo excursus, è possibile creare una cartella di lavoro con tre fogli (Dashboard, Dati, Calcoli) per rappresentare nel foglio Dashboard una semplice Dashboard in Excel utile all’analisi di 4 KPI (3 in forma numerica e uno percentuale) per 26 prodotti (qui riprodotti dalle 26 lettere dell’alfabeto) visualizzabili mediante una scrollbar nella tabella.

La cartella di lavoro usa prevalentemente la funzione SCARTO, le altre sono MEDIA, MAX, MIN, CONTA.SE, CONTA.PIÙ.SE, SE, E, NON.DISP CONFRONTA, GRANDE e il concatena utilizzando l’operatore &. Non si usano macro e VBA.

Gli obiettivi da raggiungere sono dunque 4 e le informazioni testuali che fornisce la Dashboard in Excel (qui rappresentate dalla casella in alto a sinistra che preleva i dati da un intervallo presente nel foglio Calcoli) sono:

Al di sotto delle informazioni testuali c’è la tabella con l’id, i prodotti ed i 4 KPI (KPI3 è in formato percentuale)
Cliccando il pulsante di opzione di uno dei KPI, quest’ultimo è ordinato in senso decrescente e contemporaneamente mostra 2 grafici, il primo con lo spread attorno all’intervallo target ed il secondo con la distribuzione attorno al valore mediano.
L’archivio con i dati si trova nel foglio Dati ed il nome dei prodotti è univoco.

Dashboard Excel per KPI

Dashboard Excel per KPI

Conclusione

Il successo di un’azienda dipende da vari fattori e non può prescindere dal monitorare le attività chiave per capire cosa funziona e cosa no. Il KPI è una parte fondamentale delle informazioni richieste per comprendere come una società progredisce o meno verso i propri obiettivi e, dato che in realtà non esiste limite al numero di KPI da usare, perché non sfruttarli?


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