PowerPoint: accessibilità di una presentazione

Temi accessibili per utenti disabili

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 11 Marzo 2023
Categoria: Microsoft Office PowerPoint Accessibilità

Oggigiorno tantissimi file vengono visualizzati in forma digitale, è perciò d’obbligo che questi siano accessibili a tutti e quindi anche all’utenza con disabilità visive, come daltonici, ipovedenti, non vedenti nonché ai non udenti e dislessici. In questo ambito una calzante definizione del termine accessibile è qualcosa che sia fruibile in modo  facile da una qualsiasi tipologia d’utente. Potrebbe anche interessarti come rendere accessibile una proposta irrevocabile di acquisto immobiliare in Word. Se invece cerchi informazioni sull'accessibilità dei siti web ti consiglio questo manuale Accessibilità e Usabilità dei siti web. Pronto a rendere una presentazione accessibile? Allora leggi PowerPoint: accessibilità di una presentazione.

Sommario PowerPoint: accessibilità di una presentazione

• Accessibilità di una presentazione PowerPoint
• Creare Temi PowerPoint professionali

Accessibilità di una presentazione PowerPoint

Proprio per tale scopo da PowerPoint, Word ed Excel 2010 è presente in File Informazioni / Verifica documento la voce Verifica accessibilità che mostra un riquadro con i risultati del controllo sull’accessibilità del documento.

Tali risultati si dividono in errori e avvisi. Gli errori rappresentano contenuti di ardua o impossibile comprensione;  gli avvisi definiscono argomenti che possono essere difficili da comprendere. Cliccando le voci all’interno degli errori e degli avvisi si possono ottenere notizie su motivo e metodo di correzione.
Accorgimenti per rendere PowerPoint una presentazione multimediale accessibile:

• Adoperare titoli brevi
• Immettere testo alternativo
• Aggiungere intestazioni nelle tabelle
• Impiegare una struttura semplice per le tabelle
• Attribuire un titolo univoco alle diapositive
• Utilizzare parole semplici nei link (collegamenti ipertestuali)
• Inserire sottotitoli ad audio e video
• Verificare l'ordine di lettura delle diapositive
• Dimensione, font e contrasto
• Daltonismo

Adoperare titoli brevi

Permette di ispezionare velocemente la struttura del documento; va usato un titolo non più lungo di una riga.

Immettere testo alternativo

Il testo alternativo appare spostando il mouse su un oggetto (Immagini, ClipArt, Grafici, Tabelle, Forme, SmartArt, Gruppi, Oggetti incorporati, File audio e video) e consente all’utenza che usa screen reader (lettore di schermo: software che legge ciò che compare a video) di capirne il contenuto.
Per aggiungere testo alternativo a un oggetto, cliccarci sopra con il destro del mouse e scegliere Formato (per le tabelle cliccare su Proprietà tabella) e Testo alternativo, ed inserire Titolo e Descrizione.

Aggiungere intestazioni nelle tabelle

Le intestazioni verranno lette da chi adopera gli screen reader facilitando l’analisi dei dati della tabella.
Per inserire le intestazioni di colonna cliccare sulla tabella per far apparire nella barra multifunzione (detto anche  ribbon) la scheda Progettazione, nel gruppo Opzioni stile tabella spuntare la casella di controllo Riga di intestazione e aggiungere le informazioni, come ad esempio Nome ed Età. In seguito selezionare la tabella, evidenziare la riga di intestazione e nella scheda Layout cliccare l’icona Ripeti righe di intestazione.

Impiegare una struttura semplice per le tabelle

Annidare le tabelle o unire le celle fa correre il rischio di dare imprevedibilità all’uso del TAB da tastiera (il quale potrebbe spostarsi tra le celle in modo non sequenziale) rendendo poco usabili le informazioni per gli ipovedenti e per i non vedenti.

Attribuire un titolo univoco alle diapositive

I titoli delle diapositive sono utili agli ipovedenti per spostarsi e sono fondamentali anche per gli utenti dislessici. Per immettere titoli visibili per le diapositive, digitare un nome univoco nella casella di testo Titolo.

Utilizzare parole semplici nei link (collegamenti ipertestuali)

Adoperare parole comuni e descrittive come per esempio "Librerie" invece di URL (Uniform Resource Locator) come www.librerie.it.
Per creare un link cliccare nel punto dove introdurre il collegamento ipertestuale, dalla scheda Inserisci, nel gruppo Collegamenti, cliccare Collegamento ipertestuale e nella casella Testo della finestra che appare scrivere il testo che diverrà collegamento; più giù, nella casella Indirizzo, digitare l'URL.
Nella stessa finestra si può inserire una Descrizione da rendere visibile al passaggio del mouse sul link, utile come il testo alternativo.

Inserire sottotitoli ad audio e video

Audio e video devono possedere formati alternativi quali sottotitoli, testo alternativo o trascrizioni.
Chi utilizza PowerPoint 2010, può installare il componente aggiuntivo per la sottotitolazione per Microsoft PowerPoint (STAMP) che consente di creare sottotitoli in maniera intuitiva. Adoperare un linguaggio semplice e chiaro. Fare attenzione alla qualità dell’audio eliminando i rumori di sottofondo e fornire sempre l’opportunità di bloccare, mettere in pausa o variare il volume.

Verificare l'ordine di lettura delle diapositive

Ipovedenti e non vedenti impiegano software per la lettura dello schermo allo scopo di poter ascoltare il contenuto delle slide; questi programmi leggono in un particolare ordine. Per verificare tale ordine cliccare dalla scheda Home, nel gruppo Disegno, l’icona Disponi e poi Riquadro di selezione, comparirà una finestra con un elenco degli oggetti della diapositiva, che verranno letti andando dall'ultimo al primo. È possibile riposizionare un elemento trascinandolo.

Dimensione, font e contrasto

Fare molta attenzione alla dimensione del testo, conservare in tutta la presentazione un alto contrasto tra lo sfondo e il testo e usare font ad alta leggibilità, senza grazie (sans serif) come ad esempio Verdana, Arial, Lucida sans, Tahoma.

Daltonismo

Il daltonismo è la cecità per i colori; maggiormente il rosso (protanopia) e il verde (deuteranopia) che compaiono in grigiastro; ne soffre circa l’8% della popolazione (quindi mezzo miliardo di persone). Esistono altresì forme più rare come la Tritanopia che riguarda il blu e la Acromatopsia che riguarda tutti i colori, quest’ultima è una forma rarissima e mostra il mondo in una scala di grigi.
A fronte di tali motivi evitare nelle presentazioni perlomeno il rosso, l’arancione e il verde. Nei grafici utilizzare trame invece dei colori se si vogliono evidenziare dei punti (sei interessato ai grafici Excel?). Cerchiare o animare i dati anziché usare puntatori laser o colori.
Si può vedere la presentazione sia a colori, che in gradazioni di grigio o in bianco e nero dalla scheda Visualizza: cliccando per esempio su Gradazioni di grigio è possibile modificare alcuni aspetti e comprendere come una persona affetta da acromatopsia vede la presentazione.

Creare Temi PowerPoint professionali

Per far sì che una presentazione sia efficace, è fondamentale che sia ben progettata. L’uso degli elementi predeterminati non sempre soddisfa le necessità richieste; a tale scopo PowerPoint offre la possibilità di creare e salvare propri layout con formattazioni personalizzate.

PowerPoint mette a disposizione molti Modelli pronti all’uso dalla scheda File, icona Nuovo, altri sono reperibili dal sito Office.com; si hanno così molte possibili soluzioni pronte all’uso per creare presentazioni professionali.
Oltre a poter impostare l’interfaccia di PowerPoint, così come di ogni altro applicativo, è possibile dunque anche personalizzare le diapositive per meglio veicolare le proprie informazioni.

Modelli e Temi
Un Modello ha estensione .potx (mentre i file delle presentazioni hanno il tipico formato .pptx) e può contenere layout grafici, colori, tipi di carattere, transizioni, ecc.
Dalla scheda Progettazione si possono applicare a questi layout dei Temi ad alto impatto grafico o crearne di propri.
Essendo Microsoft PowerPoint un applicativo di presentazione multimediale è però fondamentale, come spiegato a inizio post, prestare attenzione alla sua accessibilità per eliminare contenuti di difficile lettura per persone disabili.

Creare un Tema personalizzato
Una volta creato un nuovo file di PowerPoint, dalla scheda Visualizza, nel gruppo Visualizzazioni Master, cliccare l’icona Schema diapositiva per aprire l’omonima scheda (posizionata subito dopo la scheda File).

A sinistra compaiono delle miniature che mostrano la struttura del modello (ogni miniatura ha un nome visualizzabile che appare fermandosi sulla slide con il mouse).
La prima slide, detta diapositiva master, rappresenta lo schema generale della slide e collegato a esso ci sono i layout associati che il modello prevede (tale diapositiva contiene dunque un insieme di formattazioni come colori, testi standard, temi, sfondi, layout, segnaposti, grafici che fanno da base per la creazione di future slide).
Selezionando un layout dalla zona di sinistra, sulla destra compare la diapositiva da personalizzare; qui si lavora come se si formattasse una normale slide, ma con la differenza che tale modifica si rifletterà su ogni diapositiva della presentazione che ha quel tipo di layout.

L’uso dei colori, se si devono presentare le slide a un pubblico non daltonico, è importante; in tal senso si può prendere spunto dalla seguente immagine che li suddivide in base al significato.

Inserire il logo aziendale nel tema
Lo schema diapositiva diviene utile in varie occasioni, ad esempio per mostrare in tutta la presentazione il logo aziendale in modo che non sia modificabile e risulti sempre nella stessa precisa posizione.
Dal seguente link è possibile leggere come creare un logo con Illustrator da utilizzare anche su PowerPoint.
Si può operare su un singolo layout specifico o lavorare sulla diapositiva master per applicare le modifiche anche a tutti i layout associati e di conseguenza a tutta la presentazione.

Alla stessa maniera è possibile personalizzare sfondo, tipo di carattere, colore del testo, piè di pagina, inserire una transizione, ecc.
Se non si vuole applicare una certa grafica impostata dallo schema a una o più slide, è sufficiente cliccare la voce Nascondi grafica di sfondo dalla scheda Progettazione.

Salvare un Tema personalizzato
Una volta terminata la propria presentazione è necessario salvare il Tema cliccando l'icona Salva tema corrente… dalla scheda Schema diapositiva sulla quale si sta operando.
Successivamente bisogna chiudere la scheda Schema diapositiva, cliccando l’icona Chiudi schema diapositiva posizionata sulla barra multifunzione (ribbon).

Utilizzare un Tema salvato precedentemente
Per applicare un tema di PowerPoint salvato in precedenza occorre aprire una nuova presentazione e, dalla scheda Progettazione, cliccare sul nome del Tema che si era salvato antecedentemente.

Salvare un tema come modello, utilizzarlo, eliminarlo
Per salvare un Tema come modello è necessario eseguire il tipico Salva con nome con l’accortezza di scegliere da Salva come: la voce Modello di PowerPoint.
Se successivamente si desidererà partire da quel modello personalizzato per realizzare la propria presentazione, questo si potrà raggiungere da File/ Nuovo Modelli personali.
Se invece si vorrà eliminare un modello, sempre nella finestra dei Modelli personali basterà selezionare il modello e fare Canc o, facendoci direttamente tasto destro, cliccare Elimina.

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Se vuoi informarti meglio sui questi problemi leggi l'articolo sull'Accessibilità.