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Word Stampa unione: lettere, buste ed etichette

Utili anche per MOS, EIPASS ed IC3

Autore: Andrea Pacchiarotti
Website: www.andreapacchiarotti.it
Ultimo aggiornamento: 30 Dicembre 2016
Categoria: Microsoft Office Word

Word Stampa unione: lettere, buste ed etichette

Stampa unione: personalizzare le lettere

Questo tipo di stampa unione è utile per inviare messaggi di posta in modo massivo a destinatari presenti in una lista. Ogni lettera (detto Documento principale) è perfettamente identica all'altra, ma alcune parti possono essere personalizzate con determinati campi contenuti in un’origine dati (detta Lista di distribuzione), come ad esempio Nome, Cognome, Stipendio, ecc.
La stampa unione recupera le informazioni dalla lista di distribuzione e le inserisce nel documento principale, creando una lettera personalizzata da indirizzare ad ogni persona (detta Documento unito).

Preparare il documento principale
Come prima cosa si prepara la lettera ovvero il documento principale.
Poi si va su: Scheda Lettere / Inizia stampa unione / Creazione guidata stampa unione…
A destra si apre il riquadro della Stampa unione nel quale si sceglie l’opzione Lettere e si clicca in basso Successivo: Documento di partenza che consente appunto di scegliere il documento di partenza; dato che si è già preparata la lettera è possibile opzionare Usa il documento corrente e cliccare in basso Successivo: Selezione destinatari
Stampa unione per lettere passaggio 1 Stampa unione per lettere passaggio 2
 
Configurare la lista di distribuzione e collegarla al documento principale
Stampa unione per lettere passaggio 3 Stampa unione per lettere passaggio 4
 
L’origine dati, che può essere un foglio Excel (se si hanno C.A.P. formattarli come testo onde evitare di omettere gli zeri), una directory di contatti Outlook (assicurarsi che sia il programma di posta elettronica predefinito), un database Access, contiene i record usati da Word per implementare le informazioni nella creazione della lettera.

Se manca la lista di distribuzione è possibile crearla durante la stampa unione scegliendo l’opzione Crea un nuovo elenco e poi Crea… (in tal caso Word creerà un file Access), oppure si può usare l’opzione Seleziona dai contatti di Outlook o infine l’opzione Usa elenco esistente e cliccare Sfoglia… in modo da recuperare il file Excel o Access.
È possibile modificare l’elenco destinatari cliccando Modifica elenco destinatari…, si aprirà la finestra Destinatari stampa unione che, dopo aver selezionato in basso a sinistra il file dell’origine dati, consente di perfezionare l'elenco aggiungendo, modificando, eliminando, filtrando od ordinando record, permette inoltre di trovare duplicati, destinatari e convalidare indirizzi (se è stato installato un apposito programma di convalida, vengono infatti verificati gli indirizzi). Inoltre selezionando o meno le caselle di controllo dopo il campo Origine dati, è possibile includere o no nella stampa unione corrente, eventuali destinatari presenti in lista, senza necessità di eliminarli definitivamente.
Stampa unione per lettere passaggio 5

Aggiungere contenuto personalizzato alla lettera
In questo passaggio, a cui si è arrivati cliccando in fondo al riquadro stampa unione il link Successivo: composizione lettera, è possibile inserire campi unione nel documento principale allo scopo di variare i contenuti a seconda della persona che riceve la lettera, ad esempio si possono aggiungere i campi nome, cognome, stipendio, ecc. (Se è stato installato un apposito programma, Affrancatura elettronica permette di usare non usare la tradizionale affrancatura con francobollo cartaceo).
Stampa unione per lettere passaggio 6

Da Blocco di indirizzi… è possibile aggiungere in un blocco unico e indivisibile tutti i campi offerti di default da Word. 
Apparirà prima una finestra dov’è consentito scegliere un formato per la visualizzazione del nome del destinatario nella lettera.
Stampa unione per lettere passaggio 7

Da qui sarà possibile cliccare Corrispondenza campi… appariranno due colonne: a sinistra un elenco di nomi, a destra il nome campo per il nome comune, mappato a un'intestazione di colonna nel file dell'origine dati.
Se i nomi campo corrispondono alle intestazioni di colonna usate per i record nell'origine dati della lista di distribuzione, non fare nulla; se in un nome campo che dovrebbe corrispondere un'intestazione di colonna nell'origine dati compare (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia del menù a discesa e scegliere il nome campo nell'origine dati della lista di distribuzione. Ripetere tutte le volte necessarie.
Stampa unione per lettere passaggio 8

Fatte queste operazioni comparirà sul foglio «BloccoIndirizzo» che conterrà tutti i campi di default di Word valorizzati con i propri record (i record reali si vedranno nel passaggio successivo).
Ma se nella creazione dell’elenco si sono inseriti campi non previsti da Word, come ad esempio Stipendio, si dovrà cliccare Altro… che, oltre ad inserire i campi  non contemplati dall’applicativo, dà la possibilità di posizionarli separatamente.

Nell'esame MOS è anche utile sapere che:

  • se nell’Origine dati è stato previsto ad esempio un campo Titolo con Sig. e Sig.ra, Nome, Cognome, ecc., è possibile cliccare l’icona Regole e poi If… e scrivere nel campo Valore Sig., mentre nel campo Inserisci testo Gent.mo Signor e nel campo Altrimenti Gent.ma Signora per impostare una condizione che automaticamente inserisca Gent.mo Signor nel caso di un nome maschile e Gent.ma Signora nel caso opposto.
  • facendo ALT+F9 è possibile aprire i codici di campo; ad esempio se fosse presente un campo Stipendio ed un campo Nato il, eseguendo la suddetta combinazione da tastiera si potrebbero personalizzare i due campi con determinate formattazioni. Di seguito due possibili soluzioni:
    { MERGEFIELD “NOMECAMPO”\@ “d/M/yyyy”} per Nato il permette di avere il formato 1/1/2017
    { MERGEFIELD “NOMECAMPO”\# #.###,00} oppure \# €#.###,00 per Stipendio permette di avere 2.000,00 o € 2.000,00
    Rifacendo ALT+F9 si chiudono i codici di campo (se non si aggiorna subito andare avanti e indietro con l’anteprima)

Stampa unione per lettere passaggio 9

Una volta inseriti i campi si possono formattare a piacimento.
Successivamente cliccando in basso dal riquadro stampa unione il link Successivo: Anteprima lettere si possono scorrere, da Anteprima lettere, le lettere unite.
Stampa unione per lettere passaggio 10

Salvare la lettera personalizzata
Cliccando in basso il link Successivo: completamento unione e scegliendo Stampa… si manda direttamente alla stampante il risultato finale, mentre utilizzando Modifica singole lettere… si possono salvare le lettere, modificarle e stamparle successivamente.
Stampa unione per lettere passaggio 11

Stampa unione: etichette e buste

Etichette: questa procedura crea un foglio di etichette (detto Documento principale) con gli indirizzi dei destinatari, contenuti in un’origine dati (detta Lista di distribuzione), da apporre sulle buste da inviare ai destinatari nell'elenco indirizzi. Combinando questi due documenti attraverso la stampa unione si ottengono le etichette di indirizzi.
Buste: questa procedura crea un insieme di buste (detto Documento principale) con gli indirizzi dei destinatari contenuti in un’origine dati (detta Lista di distribuzione). Ogni busta conterrà un indirizzo della lista di distribuzione.
Preparare il documento principale per le etichette o le buste
In entrambi i casi si inizia da Scheda Lettere / Inizia stampa unione / Creazione guidata stampa unione…
A destra si apre il riquadro della Stampa unione nel quale si sceglie l’opzione Etichette (oppure Buste) e si clicca in basso Successivo: Documento di partenza allo scopo di scegliere il file di partenza; dato che si è già aperto un documento è possibile opzionare Cambia il layout del documento e cliccare in basso Opzioni etichette… per scegliere il fornitore di etichette e successivamente il tipo (nel caso delle buste scegliere Opzioni busta…).
Stampa unione per etichette passaggio 1 Stampa unione per etichette passaggio 2
 

Se il proprio fornitore o il tipo non è presente in lista, è possibile cliccare il pulsante Nuova etichetta… e crearne una personalizzata dalla finestra che si apre.
Stampa unione per etichette passaggio 3

Al termine dell’impostazione del tipo di etichetta scegliere in basso Successivo: Selezione destinatari.
Invece nel caso delle buste comparirà la seguente finestra che dal pulsante Carattere… permette di modificare la formattazione dei campi relativi al destinatario
Stampa unione per buste

Configurare la lista di distribuzione e collegarla al documento principale, il foglio delle etichette o le buste
L’origine dati, che può essere un foglio Excel (se si hanno C.A.P. formattarli come testo onde evitare di omettere gli zeri), una directory di contatti Outlook (assicurarsi che sia il programma di posta elettronica predefinito), un database Access, contiene i record usati da Word nell'implementazione delle informazioni per creare le etichette o le buste.
Se manca la lista di distribuzione è possibile crearla durante la stampa unione scegliendo l’opzione Crea un nuovo elenco e poi Crea… (in tal caso Word creerà un file Access), oppure si può usare l’opzione Seleziona dai contatti di Outlook o infine l’opzione Usa elenco esistente e cliccare Sfoglia… per recuperare il file Excel o Access.
Stampa unione per etichette passaggio 4 Stampa unione per etichette passaggio 5

È possibile modificare l’elenco destinatari cliccando Modifica elenco destinatari…, si aprirà la finestra Destinatari stampa unione che, dopo aver selezionato in basso a sinistra il file dell’origine dati, consente di perfezionare l'elenco aggiungendo, modificando, eliminando, filtrando od ordinando record, permette inoltre di trovare duplicati, destinatari e convalidare indirizzi.
Aggiungere gli indirizzi alle etichette o alle buste
In questo passaggio, a cui si è arrivati cliccando in fondo al riquadro stampa unione il link Successivo: Disponi etichette (o Disponi busta),  è possibile inserire campi unione nel documento principale allo scopo di variare i contenuti a seconda della persona che riceve la lettera, ad esempio si possono aggiungere i campi nome, cognome, stipendio, ecc.
Stampa unione per etichette passaggio 6

Da Blocco di indirizzi… è possibile aggiungere in un blocco unico e indivisibile tutti i campi offerti di default da Word. 
Apparirà prima una finestra dov’è consentito scegliere un formato utile alla visualizzazione del nome del destinatario nella lettera.
Stampa unione per etichette passaggio 7

Da qui sarà possibile cliccare Corrispondenza campi… appariranno due colonne: a sinistra un elenco di nomi, a destra il nome campo per il nome comune, mappato a un'intestazione di colonna nel file dell'origine dati.
Se i nomi campo corrispondono alle intestazioni di colonna usate per i record nell'origine dati della lista di distribuzione, non fare nulla; se in un nome campo che dovrebbe corrispondere un'intestazione di colonna nell'origine dati compare (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia del menù a discesa e scegliere il nome campo nell'origine dati della lista di distribuzione. Ripetere tutte le volte necessarie.
Stampa unione per etichette passaggio 8

Fatte queste operazioni comparirà sull'etichetta (o sulla busta) «BloccoIndirizzo» che conterrà tutti i campi di default di Word valorizzati con i propri record (i record reali si vedranno nel passaggio successivo).
Ma se nella creazione dell’elenco si sono inseriti campi non previsti da Word si dovrà cliccare Altro… che, oltre ad inserire i campi  non contemplati dall’applicativo, dà la possibilità di posizionarli separatamente.
Stampa unione per etichette passaggio 9

Una volta inseriti i campi si possono formattare a piacimento; prima di andare al passaggio successivo nel caso delle etichette è necessario cliccare il pulsante Aggiorna tutte le etichette affinché venga copiato il layout della prima etichetta sulle successive ed infine, cliccando in basso dal riquadro stampa unione il link Successivo: Visualizzazione in anteprima delle etichette, si possono scorrere, da Anteprima lettere, le lettere unite.
Stampa unione per etichette passaggio 10

Salvare il documento di etichette o di buste
Cliccando in basso il link Successivo: completamento unione e scegliendo Stampa… si manda direttamente alla stampante il risultato finale, mentre utilizzando Modifica singole etichette… (o Modifica singole buste) si possono salvare le etichette (o le buste), modificarle e stamparle successivamente.
Stampa unione per etichette passaggio 11

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