Protezioni di Excel

Excel: proteggere file, celle, fogli, cartella di lavoro

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 25 Aprile 2018
Categoria: Excel

Protezione in Excel

Pur se l’argomento non è particolarmente difficile, è tuttavia importante soprattutto se sulla cartella di lavoro ci lavorano più persone e, mentre ad alcuni deve essere data solo la possibilità di consultarla, ad altri dev’essere permessa la modifica in tutto o in parte; ma la protezione è utile anche se il file deve risultare completamente inaccessibile (almeno in teoria, poi spiegheremo perché) da chi non ne detiene la password di accesso.
Far aprire indiscriminatamente una cartella di lavoro, cioè un file di Excel, può quindi non sempre essere la scelta migliore.

Indice Protezioni di Excel

Esistono vari livelli di protezione in Excel:

Protezione in Excel
Protezione al file

Protezione al foglio, alla cartella e condivisione
Protezione al foglio, alla cartella e condivisione

Protezione del file

Per impedire l’accesso al file si deve andare sulla scheda File, comando Informazioni, icona Proteggi cartella di lavoro e poi icona Crittografa con password, si giunge ad una semplice finestra che richiede l’immissione di una password da ridigitare successivamente per la conferma, dando l’OK e chiudendo il file, al tentativo di riapertura verrà richiesta la password. L’attribuzione di quest’ultima, che si ricorda è sensibile alle maiuscole (cioè è case sensitive) è celata da pallini di sicurezza che ne occultano la visualizzazione, inoltre l’applicativo Excel non è in grado di recuperare password dimenticate, quindi è bene porre particolare attenzione. 
Anche se si imposta una password robusta, si consideri che se un malintenzionato ha accesso al computer tutte le password, per quanto complesse, sono rintracciabili con semplici programmi di password recovery come ad esempio Passware Kit Forensic.
Per rimuovere la protezione si deve ricliccare sull’icona Crittografa con password, cancellare la password fatta a pallini e premere OK.

Tale livello di protezione dà solo la possibilità di bloccare l’accesso al file, ma chi entra può ovviamente modificare la cartella di lavoro.
Andando però sulla scheda File e poi sull’icona Salva con nome, in basso si trova un elenco a discesa con il comando Strumenti al cui interno è possibile trovare la voce Opzioni generali… che fa apparire l’omonima finestra e che dà la possibilità di inserire una:

Password di lettura e scrittura
Password di lettura e scrittura

In tal modo si hanno 3 livelli di protezione: la conoscenza della password consente l’apertura del file, ma non la modifica a meno che non si conosca anche la password di scrittura.

Protezione del foglio di lavoro

Al riguardo Excel riporta la seguente dicitura: “Consente di impedire modifiche indesiderate ai dati di un foglio specificando quali informazioni possono essere modificate. È possibile, ad esempio, impedire che gli utenti modifichino le celle bloccate o la formattazione del documento. È possibile specificare una password da immettere per rimuovere la protezione del foglio e consentire tali modifiche”.
È evidente l’importanza della trattazione per evitare sgradite sorprese relative al proprio file che potrebbe risultare compromesso per svariati motivi, volontari o meno.
Se lo scopo è la protezione di tutte le celle del foglio di lavoro, facendo in modo tale che nessuna cella sia modificabile, basta semplicemente cliccare la scheda Revisione e poi l’icona Proteggi foglio.
Se invece si desidera proteggere dalla modifica solo alcune celle, lasciandone altre disponibili al cambiamento, bisogna fare un’operazione preliminare; dato che la protezione delle celle si applica in maniera indifferenziata a qualunque cella, è necessario prima comunicare a Microsoft Excel quali celle vanno escluse dalla protezione, bisogna dunque selezionare tali celle a mano e poi raggiungere (per esempio attraverso il tasto destro su una cella selezionata) la finestra Formato celle, scheda Protezione e deselezionare la casella di controllo Bloccata (da qui si può leggere che per default tutte le celle sono bloccate per cui se si applica la protezione del foglio esse saranno tutte immodificabili, mentre se si sbloccano precedentemente saranno invece trasformabili nonostante la protezione successivamente applicata; eliminando perciò la spunta solo alle celle selezionate, queste saranno comunque modificabili); ora basterà andare sulla scheda Revisione e cliccare l’icona Proteggi foglio.
Sia proteggendo tutte le celle del foglio che solo una parte, quando si clicca l’icona Proteggi foglio apparirà la seguente finestra
Protezione del foglio di lavoro

Protezione del foglio di lavoro

Dopo aver messo una password è possibile spuntare o meno una serie di caselle di controllo (notare che c’è anche una barra di scorrimento).
La spunta su Seleziona celle bloccate permette all’utente di selezionare la cella e vederne, ma non modificarne, il contenuto. Se la cella racchiude un qualsiasi risultato scaturito da un calcolo, l’utente se ne potrà rendere conto dalla barra della formula. Togliendo la spunta il file diviene di sola lettura negando così all’utente la selezione delle celle e quindi l’accesso al contenuto della barra della formula.
La spunta su Seleziona celle sbloccate… è ovviamente indifferente nel caso tutte le celle siano bloccate, altrimenti consente chiaramente di selezionare le celle che sono state appositamente sbloccate.

Come si evince dalle altre caselle di controllo, c’è ad esempio l’opportunità di dare un formato alle celle, alle righe e alle colonne, d’inserire righe, colonne e collegamenti ipertestuali, di eliminare righe e colonne.
Se dalla finestra Formato celle si deseleziona la casella Nascosta e poi si protegge il foglio, si ha invece la possibilità di nascondere i caratteri che compaiono nella barra della formula quando si selezionano celle piene, utile per esempio se non si vuol mostrare la formula o la funzione che ha originato un determinato risultato.

In realtà è quasi sempre possibile by-passare anche questo tipo di protezione grazie ad un semplice codice in VBA (Visual Basic for Application) da scrivere all'interno del foglio in questione, la seguente routine, a seconda delle necessità, può essere eseguita da un pulsante posizionato:

    • sulla barra di accesso rapido (si deve agire dalle Opzioni di Excel)
    • sulla barra multifunzione (si deve agire dalle Opzioni di Excel)
    • sul foglio stesso (si deve agire dalla scheda Inserisci, icona Forme o dalla scheda Sviluppo attraverso il pulsante dei Controlli modulo)
    • nell'interfaccia dell'editor VBE attraverso la freccia verde Esegui

Sub psw()
Dim a, b, c, d, e, f, g, h, i, l, m, n
On Error Resume Next
For a = 65 To 66: For b = 65 To 66: For c = 65 To 66
For d = 65 To 66: For e = 65 To 66: For f = 65 To 66
For g = 65 To 66: For h = 65 To 66: For i = 65 To 66
For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(a) & Chr(b) & Chr(c) & _
Chr(d) & Chr(e) & Chr(f) & Chr(g) & Chr(h) & _
Chr(i) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(n)
Next: Next: Next: Next: Next: Next
Next: Next: Next: Next: Next: Next
End Sub

Protezione della cartella di lavoro

Al riguardo Excel riporta la seguente dicitura: “Consente di impedire modifiche indesiderate alla struttura della cartella di lavoro, ad esempio spostamenti, eliminazione o aggiunte di fogli. È possibile specificare una password da immettere per rimuovere la protezione della cartella di lavoro e consentire tali modifiche”.
Dunque quest’attività riguarda la protezione dei fogli di lavoro e della finestra contenente la cartella di lavoro, cioè il file Excel.
Protezione della cartella di lavoro

Protezione della cartella di lavoro

La protezione della Struttura inabilita alcune azioni sul foglio di lavoro quali: inserimento, eliminazione, ridenominazione, spostamento, copiatura, colorazione, oltre alla possibilità di nascondere o scoprire il foglio. Ad esempio se si è provveduto a nascondere alcuni fogli senza attivare la protezione, qualsiasi utente è potenzialmente in grado di scoprirli, se non si vuole che ciò accada si va sulla scheda Revisione e poi sull’icona Proteggi cartella di lavoro e si spunta la casella di controllo Struttura (si arriva alla medesima finestra anche dalla scheda File / Informazioni / Proteggi cartella di lavoro / Proteggi struttura della cartella di lavoro).
La protezione delle Finestre blocca il dimensionamento, il posizionamento, la chiusura e l’apertura delle stesse, tant’è che in alto a destra scompaiono i pulsanti di riduzione ad icona, ingrandimento, ripristino e chiusura della finestra del file (non quelle dell’applicativo).

Protezione e condivisione della cartella di lavoro

Consente di condividere la cartella di lavoro e al tempo stesso di proteggerla con una password per impedire che altri utenti possano disattivare la funzionalità di rilevamento delle modifiche. Cliccando sempre dalla scheda Revisione, l’icona Proteggi e condividi cartella di lavoro, apparirà la finestra Proteggi cartella condivisa che al suo interno presenterà la casella di controllo Condividi con rilevamento modifiche. Spuntando tale casella la cartella di lavoro sarà condivisa e il rilevamento delle modifiche non sarà disattivato. Prima di cliccare OK, è utile, anche se facoltativo, immettere una password.

Protezione e condivisione della cartella di lavoro
Protezione e condivisione della cartella di lavoro

Se la cartella di lavoro è già condivisa e si desidera assegnare una password per proteggere la condivisione, è necessario innanzitutto annullare la condivisione della cartella di lavoro.

Password efficaci

Le password non devono avere senso compiuto od essere presenti nei dizionari mondiali, devono possedere almeno otto caratteri e soprattutto vanno formate da una combinazione di numeri, lettere (sia maiuscole che minuscole) e simboli.
Essendo case sensitive si hanno a disposizione complessivamente 26 lettere maiuscole, 26 lettere minuscole, 10 numeri, oltre i caratteri speciali; ciò significa che una password di 8 cifre (considerando 15 caratteri speciali) arriva ad oltre un milione di miliardi di combinazioni (1.235.736.291.547.680).
Se la password è composta da:

Un tool per misurare la sicurezza di una password: www.passwordmeter.com

Conclusione

La privacy è un fattore fondamentale irrinunciabile. Proteggere un file Excel è semplice e facendolo si tiene alla larga una buona fetta di persone dal poter effettuare delle modifiche indesiderate allo spreadsheet.
Si tenga presente che il comando Crittografa con password è presente in tutti gli applicativi del pacchetto Office, quindi applicabile ad esempio anche a Word, Access, PowerPoint, ecc. 

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