#Access: tipo dati e proprietà della tabella

Ottimizzare tipo dati e proprietà nella tabella di #Access ed esportare in Excel

Autore: Andrea Pacchiarotti
Ultimo aggiornamento: 02 Luglio 2019
Categoria: Microsoft Office Access Tipo dati e proprietà tabella

#Access: tipo dati e proprietà della tabella
#Access: tipo dati e proprietà della tabella

Il primo oggetto che si crea in un database Access è certamente la tabella e solo successivamente si pensa alle maschere, alle query ed ai report.

Sommario #Access: tipo dati e proprietà della tabella


Access: tipo dati della tabella

La tabella si può creare in più modi, ma quello che dà maggior controllo nella sua realizzazione è farla in visualizzazione struttura.
Da qui si deve decidere il tipo di dato da memorizzare nei campi che si andranno a creare e successivamente a popolare con i record.

Access: record, campo, tupla
Ad esempio se in Access si crea un campo Nome o Cognome questo dovrà contenere delle lettere e quindi verrà specificato un tipo di dato Testo in modo tale che possa ricevere da 0 a 255 caratteri.

A volte può succedere che un campo apparentemente di un tipo riceva però un tipo dati diverso dalle aspettative; ad esempio se si crea un campo NumeroTelefono, che dunque riceverà numeri, o un campo Indirizzo che probabilmente riceverà caratteri alfanumerici, si potrebbe decidere di utilizzare un tipo dato Testo (che occupa meno memoria rispetto a Numerico) poiché su tali campi non ha senso compiere operazioni matematiche.

Ogni tipo di dato ha le proprie Proprietà impostabili nella zona inferiore della finestra dalla scheda Generale.

Ecco i formati disponibili per ogni tipo di dati e cosa permettono di visualizzare:

Testo (da Access 2013 chiamato Testo breve): valori alfanumerici brevi come un Cognome.

Memo (da Access 2013 chiamato Testo lungo): come Testo, ma permette di memorizzare più caratteri come ad esempio un campo Note.

Numero: valori numerici come Età.

Valuta: valori di valuta come Stipendio.

Contatore (da Access 2010 chiamato Numerazione automatica): valori univoci per rendere unici i singoli record. L'uso più comune per un campo Numerazione automatica è come chiave primaria.

Sì/No: valori Sì e No e campi che contengono solo uno dei due valori come ad esempio Laureato.

Oggetto OLE: un’immagine, un foglio di calcolo, un documento o un altro file supportato allegato ai record dell’archivio.

Data e ora: valori di data e ora per gli anni compresi tra 100 e 9999 come Assunzione.

Formato RTF: testo o testo e numeri formattabili con i comandi di colore e carattere.

Campo calcolato (a partire da Access 2010): risultati di un calcolo che si riferiscono ad altri campi nella stessa tabella. Per creare il calcolo è possibile usare il Generatore di espressioni.

Allegato: uno o più immagini, fogli di calcolo, documenti e altri file supportati allegati ai record dell’archivio. Rispetto all’Oggetto OLE permette quindi di allegare più oggetti nello stesso record; inoltre sono più efficienti perché l’Oggetto OLE per memorizzare un’informazione arriva anche a creare un dato che risulta fino a dieci volte più pesante dell’originale cosa che invece non avviene con il tipo dati Allegato.

Collegamento ipertestuale: testo o testo e numeri archiviati come testo e usati come link, ad esempio E-mail.

Calcolato: campi di tabella per calcolare valori, come se si utilizzasse una funzione in Excel, ma qui le possibilità sono molto minori.

Ricerca: elenco di valori recuperati da una tabella o da una query o da un’altra fonte. Viene avviata la Ricerca guidata dov’è possibile effettuare un’immissione personalizzata dei dati o ricercarli da una tabella o una query. Il tipo di dati di un campo Ricerca è Testo o Numero, a seconda di quanto scelto durante la procedura guidata. I campi Ricerca hanno un’altra scheda di Proprietà chiamata Ricerca situata accanto alla scheda Generale. Un esempio di campo con tipo di dati Ricerca potrebbe essere Provincia.

Access: proprietà del tipo dato di un campo

Dopo aver creato un campo e impostato il tipo dato, scendendo con lo sguardo verso il basso nella schermata di Access, è possibile personalizzare le proprietà dei campi.
A tal fine ricordiamo che esistono alcune espressioni ed operatori utilizzabili all'interno delle proprietà quali ad esempio:

Vediamo ora in dettaglio il tipo dato che è possibile usare in modo da poterlo ottimizzare ed avere una struttura tabella perfetta ed un database Access veloce.

Allegato

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Obbligatorio: richiede che ogni record abbia almeno un allegato per il campo.


Numerazione automatica

Dimensione campo: determina la quantità di spazio riservato ad ogni valore.

Nuovi valori: determina se il campo Numerazione automatica viene incrementato con ogni nuovo valore o se usa numeri casuali.

Formato: se si usa un campo Numerazione automatica come chiave primaria o ID replica, è consigliabile non impostare questa proprietà. In caso contrario, scegliere un formato numerico che soddisfi le esigenze specifiche.
Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.


Campo calcolato

Espressione: archivia il risultato del calcolo nella colonna calcolata. Es. [Stipendio]+[Stipendio]*20/100
Tipo di risultato: il risultato del calcolo verrà visualizzato con il tipo di dati specificato.
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo. Es. #.###[Magenta]
Posizioni decimali: specifica il numero di posizioni decimali da usare per la visualizzazione dei numeri.
Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.


Valuta

Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.
Posizioni decimali: specifica il numero di posizioni decimali da usare per la visualizzazione dei numeri.
Maschera di input: visualizza i caratteri di modifica per guidare l'immissione dei dati.
Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore. Es. >1.000 and <2.000
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.
Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.


Data e ora

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.

Modalità IME: controlla la conversione dei caratteri in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Modalità frase IME: controlla la conversione delle frasi in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Maschera di input: visualizza i caratteri di modifica per guidare l'immissione dei dati.
Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Visualizza selezione data:  specifica se mostrare il controllo Selezione data.
Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si aggiunge o si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore. Es. <=Date()
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se.


Collegamento ipertestuale

Consenti lunghezza zero: Sì, consente l'immissione di una stringa di lunghezza zero ("") in un campo Collegamento ipertestuale, Testo o Promemoria.
Solo accodamenti: determina se tenere traccia delle modifiche al valore del campo.

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.
Modalità IME: controlla la conversione dei caratteri in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Modalità frase IME: controlla la conversione delle frasi in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Compressione Unicode: comprime il testo archiviato in questo campo quando sono archiviati meno di 4.096 caratteri.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore.
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.


Promemoria

Consenti lunghezza zero: Sì, consente l'immissione di una stringa di lunghezza zero ("") in un campo Collegamento ipertestuale, Testo o Promemoria.
Solo accodamenti: determina se tenere traccia delle modifiche al valore del campo.

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.
Modalità IME: controlla la conversione dei caratteri in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Modalità frase IME: controlla la conversione delle frasi in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Compressione Unicode: comprime il testo archiviato in questo campo quando sono archiviati meno di 4.096 caratteri.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore.
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.


Numero

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Posizioni decimali: specifica il numero di posizioni decimali da usare per la visualizzazione dei numeri.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Dimensione campo: per ottimizzare le prestazioni specificare sempre la più piccola possibile.

Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Maschera di input: visualizza i caratteri di modifica per guidare l'immissione dei dati.
Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore.
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.


Oggetto OLE

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.


Testo

Consenti lunghezza zero: Sì, consente l'immissione di una stringa di lunghezza zero ("") in un campo Collegamento ipertestuale, Testo o Promemoria.
Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Dimensione campo: immettere un valore compreso tra 1 e 255. Campi Testo possono contenere da 1 a 255 caratteri. Per i campi Testo di dimensioni maggiori, usare il tipo di dati Promemoria. Per ottimizzare le prestazioni specificare sempre la più piccola possibile
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo. Es. >L<L??
Modalità IME: controlla la conversione dei caratteri in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Modalità frase IME: controlla la conversione delle frasi in una versione dell'Asia orientale di Windows.
Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Obbligatorio: richiede l'immissione obbligatoria dei dati in un campo.
Smart tag: collega uno smart tag al campo. Deprecati in Access 2013.
Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Compressione Unicode: comprime il testo archiviato in questo campo quando sono archiviati meno di 4.096 caratteri.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore.
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.


Sì/No

Didascalia: il testo dell'etichetta visualizzato di default per questo campo in maschere, report e query. Se Didascalia è vuota, viene usato il nome campo.
Valore predefinito: assegna automaticamente il valore specificato a questo campo quando viene aggiunto un nuovo record.
Formato: determina l'aspetto del campo quando viene visualizzato o stampato nei fogli dati o in maschere o report associati al campo.

Indicizzato: specifica se il campo ha un indice (non modificare questa proprietà per un campo chiave primaria. Senza un indice univoco potrebbero essere immessi i valori duplicati che possono interrompere le relazioni in cui la chiave è una delle parti).

Allineamento testo: specifica l'allineamento predefinito del testo all'interno di un controllo.
Valido se: fornisce un'espressione che deve essere vera quando si modifica il valore del campo. Da combinare con la proprietà Messaggio errore.
Messaggio errore: immettere un messaggio da visualizzare quando un valore immesso viola l'espressione specificata nella proprietà Valido se in modo da guidare l’utente.

Access: esportare dati da Excel ad Access o viceversa

Se l’archivio di dati in Excel è difficile da gestire, potrebbe essere produttivo esportarlo in Access poiché quest’applicativo può offrire strumenti più adatti alla gestione elevate quantità di dati, tramite gli oggetti query, maschera e report.

Vediamo come eseguire l’esportazione da Excel ad Access, dopo aver fatto una copia di backup della cartella di lavoro di Excel.

Ottimizzare i dati del foglio o dei fogli di lavoro

  1. Intestare le colonne (in Access le intestazioni di colonna si chiamano Campi) e organizzarle in modo che contengano lo stesso tipo di dati (in Access va infatti dichiarato il tipo di dati che il campo memorizzerà), ad esempio se si ha una colonna con gli stipendi, fare in modo che non ci sia un nome.
    Se per qualsiasi motivo si pensa che possano esserci tipo di dati diversi, inserirne almeno uno di ogni tipo nelle prime otto righe, per evitare il più possibile errori di importazione, in questo modo infatti Access potrà decidere il tipo di dati da usare per quella colonna
  2. Fare in modo che non ci siano righe completamente vuote (in Access le righe si chiamano Tuple); ci possono invece essere celle vuote (in Access si chiamano Record)
  3. Nominare la scheda in Excel con il nome della tabella che si avrà in Access; se ad esempio il nome del foglio di lavoro è Fatture, la tabella importata in Access si chiamerà Fatture.

Esportare i dati in Access

  1. Selezionare in Excel i dati da spostare in Access, comprese le intestazioni di colonna.
  2. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla selezione e scegliere Copia.
  3. Aprire un database esistente o crearne uno nuovo in Access (in questo secondo caso comparirà una tabella vuota, chiuderla senza salvarla).
  4. Se a sinistra di Access non compare il riquadro di spostamento, premere F11 per visualizzarlo.
  5. Cliccare con il tasto destro del mouse all’interno del riquadro di spostamento e scegliere Incolla. Nella finestra di dialogo che compare viene richiesto se i dati contengono intestazioni di colonna, rispondere Sì. 
  6. Se tutto è andato a buon fine un messaggio informa che l'oggetto è stato importato correttamente.
  7. Cliccare OK

Il nuovo oggetto tabella verrà visualizzato nel riquadro di spostamento. Aprirlo con il doppio clic per verificare tutto sia stato importato correttamente.
Se si verificano problemi di importazione, nel riquadro di spostamento si avrà una tabella ErroriImportazione con le descrizioni degli errori; aprirla per visualizzarli e correggerli (se gli errori sono molti, è meglio eliminare la tabella importata, correggere gli errori in Excel e ripetere il processo di importazione).
Dopo averli corretti eliminare la tabella ErroriImportazione.


Impostare tipi di dati nei campi

Se non è possibile immettere i tipi di dati desiderati nella tabella di Access, è necessario modificare i tipi di dati dei campi, ma attenzione in determinati casi la modifica del tipo di dati può causare perdita di dati, meglio fare prima una copia di backup della tabella.

Per modificare il tipo di dati di un campo procedere come segue:
  1. Entrare nella struttura della tabella
  2. Cliccare nella colonna Tipo dati del campo da modificare
  3. Scegliere il tipo dati adatto
  4. Salvare la tabella.
Per esportare una tabella in Access è anche possibile utilizzare la procedura guidata dalla scheda Dati esterni, gruppo Importa e collega, icona Excel (le esatte diciture dipendono dalla versione dell'applicativo), ma questa può avere una qualche utilità solo se si pensa di ripetere tale operazione in modo regolare e non una tantum, in questo secondo caso il copia e incolla risulta sicuramente più rapido.

Esportare una tabella da Access in Excel

In tal caso è possibile semplicemente selezionare tutti i dati della tabella di Access, aprire un foglio Excel ed incollare, successivamente sarà necessario ottimizzare alcuni dati importati specialmente riguardo eventuali campi quali Allegato e Sì/No.
In alternativa è possibile utilizzare la procedura guidata dalla scheda Dati esterni, gruppo Esporta, icona Excel o partire direttamente da Excel dalla scheda Dati, gruppo Carica dati esterni, icona Da Access (le esatte diciture dipendono dalla versione dell'applicativo).


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