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ECDL: appunti modulo 7 Online collaboration

Utili anche per EIPASS ed IC3

Autore: Andrea Pacchiarotti
Website: www.andreapacchiarotti.it
Ultimo aggiornamento: Dicembre 2016

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L’ICT supporta la collaborazione online fornendo l’infrastruttura per accedere ai suoi servizi.

È possibile creare un documento condiviso scritto e modificato da più utenti contemporaneamente per consentire anche una collaborazione in tempo reale (definita sincrona) delle comunicazioni e dei file.
È anche possibile condividere file e applicazioni che non sono presenti su un singolo pc, ma attraverso la rete, avendoli a disposizione ovunque e in qualunque momento.
Questa modalità di condivisione viene definita cloud ossia nuvola, facendo riferimento al fatto che non sia presente nessun supporto fisico che vincoli l’accesso ai dati.

Principali tipi di servizi che supportano la collaborazione online:

  • cloud computing (cioè la possibilità di accedere a servizi attraverso internet)
  • tecnologie mobili (smartphone e tablet)

Principali strumenti che supportano la collaborazione online:

  • applicazioni di produttività,
  • media sociali (reti sociali, come i social network e i siti di condivisione video),
  • calendari online,
  • riunioni online (videoconferenze),
  • ambienti di apprendimento online (piattaforme e-learning)

 
Principali caratteristiche degli strumenti di collaborazione:

  • utenti multipli: diversi utenti possono accedere in contemporanea alla stessa risorsa (come ad esempio un calendario)
  • real time: gli strumenti possono essere utilizzati in tempo reale (sincrono) tra due utenti o fra più gruppi di utenti
  • diffusione su scala globale: gli strumenti sono utilizzabili attraverso la rete, e perciò la loro diffusione avviene su scala mondiale, in qualunque posto sia possibile accedere al cloud
  • accessi concorrenti: gli utenti possono accedere in contemporanea agli strumenti e apportarvi delle modifiche, come nel caso di un documento, che può essere scritto in contemporanea a più mani.  

Vantaggi di utilizzo degli strumenti per la collaborazione online:

  • condivisione di file e calendari
  • riduzione di spese di viaggio
  • facilità di comunicazione grazie alla posta elettronica ed alla chat
  • migliore lavoro di gruppo
  • accesso globale, cioè non vincolato alla posizione di quell’utente nel mondo, ciò aiuta la produttività e la comunicazione. 

Rischi associati all’uso degli strumenti di collaborazione:

  • accesso non autorizzato a file condivisi (per un errore nel sistema di controllo o nelle impostazioni dell’utente)
  • gestione non corretta del controllo di versione
  • minacce provenienti da malware
  • furto di identità/dati
  • interruzioni di servizio (per problemi del dispositivo o per mancanza di rete nel luogo in cui ci si trova)

Importanza dei diritti di proprietà intellettuale (copyright ©, diritto alla copia) e corretto uso dei contenuti quando si utilizzano strumenti di collaborazione online.
La legislazione prevede sanzioni in caso di violazione del copyright. In linea di massima, se non indicato diversamente, non è consentito utilizzare, copiare, modificare alcuna opera reperita su Internet. Per farlo occorre avere l’esplicita autorizzazione dell’autore o di chi detiene i diritti dell’opera.  Esiste anche un diritto di autore, definito copyleft (in opposizione al copyright) che intende mantenere il diritto d’autore, ma permettere allo stesso tempo la diffusione dell’opera in modo legale.

Modi in cui il cloud computing facilita la collaborazione online e mobile:

  • memorizzazione di documenti e file condivisi
  • accesso ad una serie di applicazioni e strumenti online  

Vantaggi del cloud computing per gli utenti:

  • migliore mobilità: le applicazioni sono accessibili ovunque ci sia un accesso alla rete
  • scalabilità: ovvero la possibilità di adattare lo spazio di lavoro sulle reali esigenze dell’utente;
  • aggiornamenti automatici: i software si aggiornano automaticamente senza intervento dell’utente;
  • riduzione dei costi: non è necessario acquistare il software per ogni singolo computer, per accedere ai servizi online si possono utilizzare anche dispositivi mobili più economici.

Rischi del cloud computing:

  • dipendenza da un provider: i servizi non vengono gestiti dall’utente o dall’azienda, ma direttamente dal provider che gestisce il servizio. In caso di malfunzionamento delle strutture del provider, possono esserci delle ricadute operative sul proprio servizio. Inoltre, questo potrebbe ostacolare la migrazione del servizio da un provider verso un altro
  • protezione e controlli dei dati: le leggi sulla gestione di dati di terzi norma il trattamento dei dati affidati ai provider, ma questi sono esposti a possibili attacchi informatici
  • potenziale perdita di privacy

Può essere necessario installare applicazioni, plug-in addizionali per poter usare determinati strumenti di collaborazione online.  Quando necessario il browser notifica all’utente tale necessità. I casi più diffusi sono quelli di Adobe Flash Player e Java. Ogni browser ha una sua gestione dei plug-in.
Mozilla Firefox - Dal menù Componenti aggiuntivi
Google Chrome - Impostazioni/Estensioni
Internet Explorer - Strumenti/Gestione componenti aggiuntivi

Comuni apparati usati come supporto alla collaborazione online:

  • webcam
  • microfono
  • altoparlanti 

Le restrizioni sui firewall (protezioni utilizzate per proteggere le reti dalle intrusioni) possono provocare problemi di accesso agli utenti di uno strumento di collaborazione. 
Il firewall è un muro di fuoco che applica regole che aiutano ad aumentare la sicurezza e la protezione dei propri dati. Esso si occupa di filtrare i pacchetti di dati in ingresso e in uscita, permettendo o negando l’accesso a determinate risorse in base alla sua configurazione.

Software di supporto agli strumenti di collaborazione online:

  • VOIP: sistema per effettuare comunicazioni telefoniche tramite la rete Internet e per questo è un sistema più economico rispetto alla rete telefonica tradizionale. Il software più conosciuto è Skype.  Questi strumenti permettono di effettuare videochiamate, registrazioni audio/video, chat e cifrature dei dati.
  • Messaggistica istantanea: applicazioni che forniscono strumenti per collegarsi tra utenti tramite chat al di fuori del browser. Possono anche fornire servizi di videochat o chat di gruppo. I più famosi sono Yahoo Messanger, Google Talk, Skype.
  • Condivisione di documenti: avviene abitualmente all’interno del browser, attraverso servizi di cloud computing. Spesso però è possibile installare le rispettive applicazioni sul proprio dispositivo, fisso o mobile, per poter sincronizzare i dati presenti sul proprio pc e condivisi tramite gli archivi online. I servizi più diffusi sono Google Drive e Dropobox: entrambi sono disponibili sia attraverso cloud computing che tramite installazione di software sul proprio dispositivo

La gestione di un account comprende la fase di registrazione dell’account (creazione), la gestione vera e propria dell’account attraverso il pulsante Impostazioni e la sua eventuale disattivazione (o eliminazione). 
La disattivazione blocca temporaneamente i dati ma non li cancella: i propri dati non sono più visibili, ma è possibile in un secondo momento riattivare il proprio account recuperando tutti i dati precedenti. La chiusura di un account invece prevede la cancellazione di tutti i dati dell’utente e l’account non sarà più accessibile. 

Memoria di massa online: possibilità di archiviare file e cartelle su server remoti, messi a disposizione da provider e accessibili attraverso la rete Internet. Questo servizio viene definito Cloud Storage (Dropbox, SkyDrive di Microsoft, Cloud Drive di Amazon, iCloud per Apple e Drive di Google), ovvero archiviazione di dati sulla nuvola. Esso è alla base della collaborazione online, in quanto i dati sono presenti su uno spazio accessibile a più utenti in contemporanea senza limiti orari o geografici. Inoltre può anche essere utilizzato per il trasferimento di file troppo grandi per essere inviati via mail.

Limitazioni delle memorie di massa online:  

  • dimensioni: lo spazio utilizzabile in modo gratuito non è illimitato e a volte può risultare inadeguato per le proprie esigenze, ma dietro pagamento di un canone annuo è possibile espandere lo spazio di archiviazione.
  • tempo: la cronologia delle revisioni ha una durata di x giorni. Per tali giorni è possibile ripristinare una modifica fatta precedentemente su un documento: oltre questo tempo non sarà possibile recuperare versioni modificate o eliminate di un file.
  • condivisione: la condivisione di file e di cartelle potrebbe essere limitata agli utenti iscritti al servizio

Uso di Google Drive

Caricare, scaricare, eliminare file, cartelle online. Accedere alle applicazioni di produttività: elaboratori di testi, fogli elettronici, strumenti di presentazione. Creare, modificare e salvare file online. Condividere, bloccare la condivisione di un file, di una cartella per consentire ad altri utenti di visualizzare, modificare, assumere la proprietà di un file, cartella.  Visualizzare, ripristinare versioni precedenti di un file. 
Caratteristiche delle applicazioni di produttività basate sul web:

  • possibilità di aggiornamento dei file in tempo reale da parte di più utenti: questo significa che due utenti possono lavorare sullo stesso documento vedendo le modifiche fatte in modo sincrono
  • possibilità di condivisione di file, semplificando la gestione dei contenuti
  • accesso incondizionato ai propri file ovunque sia presente una connessione Internet, facilitando la gestione dei propri documenti.

Calendari online

Condividere un calendario. Concedere il permesso di vedere, modificare un calendario condiviso.
Mostrare, nascondere calendari condivisi. Usare un calendario condiviso per creare un evento, un evento ripetuto. Impostare un promemoria per un evento. Invitare, annullare l’invito verso persone, risorse per un evento. Accettare, rifiutare un invito. Modificare, annullare un evento esistente. 

Media sociali

Strumenti di media sociali che supportano la collaborazione online:

  • reti sociali: permettono lo scambio di informazioni e dati tra utenti. Tra i più diffusi citiamo Facebook, Twitter, Linkedin, Google +.
  • blog: siti internet in cui un singolo utente può condividere sul web le proprie pubblicazioni organizzate in modo temporale. I blog nascono come una trasposizione online di un diario personale, ma oggigiorno seguono spesso nuclei tematici.
  • microblog: Twitter
  • forum e gruppi di discussione: spazi di confronto online nel quale è possibile discutere e condividere opinioni su argomenti specifici.
  • wiki: spazi creati dalla collaborazione di più utenti dove ognuno può modificare, creare e cancellare contenuti. Il wiki più conosciuto è l’enciclopedia libera Wikipedia.
  • comunità di condivisione dei contenuti: spazi per condividere contenuti di varia natura, come testo o altri contenuti multimediali.

Da Impostazioni impostare, modificare permessi/opzioni di privacy disponibili, quali accesso in lettura, accesso in scrittura, inviti agli utenti. Trovare, collegarsi a utenti, gruppi di media sociali. Eliminare le connessioni. Pubblicare un commento, un link. Caricare contenuti, quali immagini, video, documenti.  
Eliminare post da media sociali. Essere consapevoli che l’eliminazione definitiva di post e foto potrebbe essere difficile. Usare un wiki per aggiungere o aggiornare un determinato argomento. 

Riunioni online

Per le riunioni online si utilizzano applicazioni che possono funzionare all’interno del browser (Es. Google Hangout, in italiano ritrovo) o applicazioni dedicate a pagamento o freeware, disponibili per il download e l’installazione sul proprio pc. La creazione di una nuova riunione avviene all’interno del menù dell’applicazione, scegliendo la voce Nuovo e i parametri da specificare sono l’ora della riunione, la data e l’argomento. Oltre a questi è possibile specificare maggiori dettagli, come l’ordine del giorno o allegare documenti integrativi. Una volta creata la riunione è possibile annullarla. Google Hangout permette di effettuare videochiamate e videoconferenze con più persone contemporaneamente, fino ad un massimo di 10 persone.  I destinatari devono essere selezionati tramite i propri contatti Google.  Hangout è disponibile su ogni device, siano essi tablet, smartphone e pc e permette la condivisione di file musicali, documenti, presentazioni e altro. Questa applicazione è utilizzabile con chiunque abbia un account Google. Se si avvia un Hangout con qualcuno che non ha un account Google, questi riceverà un invito a partecipare a un Hangout al proprio indirizzo email.
Aprire, chiudere un’applicazione di riunione online. Creare una riunione: ora, data, argomento. Annullare la riunione. Invitare, annullare l’invito a partecipanti, impostare i diritti di accesso. Avviare, concludere una riunione. Condividere, bloccare la condivisione del desktop, di file in una riunione online. Usare le funzioni di chat, video, audio disponibili in una riunione online.  

Gli ambienti di apprendimento online si possono dividere in:

  • VLE (Virtual Learning Environments - Ambienti di apprendimento virtuali) applicazioni che supportano l’apprendimento online attraverso file, dati, forum, quiz che sono funzionali all’apprendimento a distanza.
  • LMS (Learning Management Systems - Sistemi di gestione dell’apprendimento) applicazioni che permettono la gestione dell’amministrazione dei corsi online dell’ambiente di formazione.

In una piattaforma di apprendimento online coesistono entrambi i sistemi, in quanto hanno entrambi funzioni diverse e sono necessari al corretto funzionamento della piattaforma.

Caratteristiche, funzioni disponibili in un ambiente di apprendimento online:

  • calendario: tiene traccia del contenuto dei corsi, orari, date, compiti ed esami.
  • bacheca: presenta informazioni fondamentali per gli studenti e le classi.
  • chat: permette conversazioni di tipo testuale tra studenti e docenti.
  • registrazioni delle valutazioni: tiene traccia dei risultati dei compiti e delle prove di esame.

Per accedere ad un corso online occorre collegarsi alla pagina web della piattaforma che ospita il corso online ed inserire le credenziali (nome utente e password). Una volta aver fatto l’accesso sarà sufficiente cliccare sul titolo del corso di interesse: in questo modo si accederà automaticamente al proprio corso. È possibile, in alcune tipologie di corsi online, iscriversi in autonomia ad attività di formazione. Questo può avvenire visualizzando corsi pubblici su piattaforme come Moodle.  Una volta scelto il corso di interesse sarà sufficiente cliccare sul pulsante iscriviti al corso e inserire i propri dati per avere accesso alle lezioni online. È possibile caricare, scaricare file, eseguire quiz, partecipare ai forum.

Collaborazione mobile

Per dispositivo mobile si considera un dispositivo utilizzabile in mobilità. Un notebook, non può essere considerato completamente un dispositivo in mobilità, in quanto non può usufruire di una connessione internet permanente. I dispositivi mobili sono i tablet, gli smartphone e i phablet.
Hanno un processore integrato e performante; dispositivi di comunicazione come webcam, microfono e altoparlanti integrati; display di dimensioni relativamente ampie; touchscreen per la visualizzazione e immissioni dei dati; connettività ad internet tramite le reti 3 G e scheda SIM per la connessione alla rete mobile; possibilità di installare applicazioni (app) per le proprie esigenze; infine sono dotati di sistema operativo, che può essere Google Android, Apple iOS e Windows Phone.

Il Bluetooth è uno standard tecnologico di comunicazione wireless per lo scambio di dati in modo sicuro su distanze brevi. Questa tecnologia è molto utilizzata nei dispositivi mobile anche per far comunicare tra loro diversi dispositivi, come ad esempio periferiche di output (auricolari) o periferiche di input (tastiere e altro). Infatti il bluetooth può essere utilizzato per trasmettere dati, file e flussi audio.

Connessioni non cablate disponibili per i dispositivi mobili:

  • wireless (WLAN tramite una scheda wireless installata)
  • internet mobile (3G, 4G più veloce)

Comprendere le caratteristiche associate a tali opzioni, quali velocità, costi, disponibilità.
La principale differenza tra un dispositivo mobile e un notebook è la possibilità di mantenere la connessione di rete durante gli spostamenti dell’utente. Il wireless si basa su un access point che distribuisce la connessione al dispositivo. In alcuni luoghi è disponibile il Wi-Fi free, ovvero il libero accesso alla rete internet, altrimenti a pagamento. La rete internet mobile invece è costituita dalle reti 3G e 4G, (terza e quarta generazione di rete). Le reti 4G sono più performanti ma hanno costi più elevati. Il costo del servizio di navigazione internet mobile varia da operatore a operatore; esistono servizi ad abbonamento a pacchetto, ovvero con un massimo di dati di scaricamento

Sicurezza per i dispositivi mobili:

  • usare un PIN per mettere in sicurezza il dispositivo e contribuire alla protezione delle informazioni personali: oltre al pin personale è possibile impostare una gesture, ovvero un movimento che permette di identificare l’utente.
  • effettuare copie di sicurezza del contenuto
  • attivare/disattivare la connettività wireless/Bluetooth per minimizzare il rischio di accessi non autorizzati

 
Le tecnologie wireless permettono il collegamento di un dispositivo mobile con la rete internet sfruttando la connessione wireless (WLAN). Spesso per poter accedere ad una rete con queste caratteristiche è necessario inserire una chiave di rete: tale chiave rappresenta la protezione della rete stessa, con la quale vengono crittografati i dati trasmessi in rete. I dispositivi mobili individuano automaticamente la presenza di reti wireless (se l’opzione del dispositivo è attivata). Spesso, dopo l’individuazione di una rete protetta, appare sul dispositivo una notifica che la segnala con un’icona del wireless con un lucchetto accanto. La connessione a queste reti è possibile solo se si conosce la chiave di rete, che viene memorizzata dal dispositivo anche per eventuali altri connessioni.

Le applicazioni, definite App, costituiscono il vero punto di forza di un sistema operativo mobile: sono artefici di tutte le principali operazioni che si possono svolgere con questi dispositivi. Le loro funzionalità si possono così sintetizzare:

  • Notizie
  • Media sociali
  • Strumenti di produttività
  • Mappe
  • Giochi
  • Ebooks

Le applicazioni, gratuite o a pagamento, si ricercano ed ottengono a partire da app store cioè negozi online (Apple App Store per iOS, Google Play per i sistemi Android, Windows App Store per i sistemi Windows Phone). 
Installare, disinstallare un’applicazione su un dispositivo mobile. Aggiornare applicazioni su un dispositivo mobile. Usare un’applicazione su un dispositivo mobile, quale comunicazione voce o video, media sociali, mappe. 

La sincronizzazione permette che gli stessi file siano presenti su due dispositivi e che siano sempre aggiornati.
Le opzioni di sincronizzazione sono relative ad ogni singola App e si impostano all’interno delle opzioni della App in questione, normalmente accedendo alle Impostazioni del device.

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