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Access: esportare dati da Excel ad Access

O da Access ad Excel

Autore: Andrea Pacchiarotti
Website: www.andreapacchiarotti.it
Ultimo aggiornamento: 30 Marzo 2017
Categoria: Microsoft Office Access

Access

Se l’archivio di dati in Excel è difficile da gestire, potrebbe essere produttivo esportarlo in Access poiché quest’applicativo può offrire strumenti più adatti alla gestione elevate quantità di dati, tramite gli oggetti query, maschera e report.

Vediamo come eseguire l’esportazione da Excel ad Access, dopo aver fatto una copia di backup della cartella di lavoro di Excel.

Ottimizzare i dati del foglio o dei fogli di lavoro

  1. Intestare le colonne (in Access le intestazioni di colonna si chiamano Campi) e organizzarle in modo che contengano lo stesso tipo di dati (in Access va infatti dichiarato il tipo di dati che il campo memorizzerà), ad esempio se si ha una colonna con gli stipendi, fare in modo che non ci sia un nome.
    Se per qualsiasi motivo si pensa che possano esserci tipo di dati diversi, inserirne almeno uno di ogni tipo nelle prime otto righe, per evitare il più possibile errori di importazione, in questo modo infatti Access potrà decidere il tipo di dati da usare per quella colonna
  2. Fare in modo che non ci siano righe completamente vuote (in Access le righe si chiamano Tuple); ci possono invece essere celle vuote (in Access si chiamano Record)
  3. Nominare la scheda in Excel con il nome della tabella che si avrà in Access; se ad esempio il nome del foglio di lavoro è Fatture, la tabella importata in Access si chiamerà Fatture.

Esportare i dati in Access

  1. Selezionare in Excel i dati da spostare in Access, comprese le intestazioni di colonna.
  2. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla selezione e scegliere Copia.
  3. Aprire un database esistente o crearne uno nuovo in Access (in questo secondo caso comparirà una tabella vuota, chiuderla senza salvarla).
  4. Se a sinistra di Access non compare il riquadro di spostamento, premere F11 per visualizzarlo.
  5. Cliccare con il tasto destro del mouse all’interno del riquadro di spostamento e scegliere Incolla. Nella finestra di dialogo che compare viene richiesto se i dati contengono intestazioni di colonna, rispondere Sì. 
  6. Se tutto è andato a buon fine un messaggio informa che l'oggetto è stato importato correttamente.
  7. Cliccare OK

Il nuovo oggetto tabella verrà visualizzato nel riquadro di spostamento. Aprirlo con il doppio clic per verificare tutto sia stato importato correttamente.
Se si verificano problemi di importazione, nel riquadro di spostamento si avrà una tabella ErroriImportazione con le descrizioni degli errori; aprirla per visualizzarli e correggerli (se gli errori sono molti, è meglio eliminare la tabella importata, correggere gli errori in Excel e ripetere il processo di importazione).
Dopo averli corretti eliminare la tabella ErroriImportazione.

Impostare tipi di dati nei campi

Se non è possibile immettere i tipi di dati desiderati nella tabella di Access, è necessario modificare i tipi di dati dei campi, ma attenzione in determinati casi la modifica del tipo di dati può causare perdita di dati, meglio fare prima una copia di backup della tabella.
Per aiutarsi leggere l’articolo Access: tipo dati della tabella.

Per modificare il tipo di dati di un campo procedere come segue:
  1. Entrare nella struttura della tabella
  2. Cliccare nella colonna Tipo dati del campo da modificare
  3. Scegliere il tipo dati adatto
  4. Salvare la tabella.

Per aiutarsi nell’ottimizzazione delle proprietà della tabella leggere l’articolo Access: proprietà del tipo dato di un campo.
Per esportare una tabella in Access è anche possibile utilizzare la procedura guidata dalla scheda Dati esterni, gruppo Importa e collega, icona Excel (le esatte diciture dipendono dalla versione dell'applicativo), ma questa può avere una qualche utilità solo se si pensa di ripetere tale operazione in modo regolare e non una tantum, in questo secondo caso il copia e incolla risulta sicuramente più rapido.

Esportare una tabella da Access in Excel

In tal caso è possibile semplicemente selezionare tutti i dati della tabella di Access, aprire un foglio Excel ed incollare, successivamente sarà necessario ottimizzare alcuni dati importati specialmente riguardo eventuali campi quali Allegato e Sì/No.
In alternativa è possibile utilizzare la procedura guidata dalla scheda Dati esterni, gruppo Esporta, icona Excel o partire direttamente da Excel dalla scheda Dati, gruppo Carica dati esterni, icona Da Access (le esatte diciture dipendono dalla versione dell'applicativo).

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